Uppdragsbeskrivning

Avropsförfrågan omfattar ett dokument- och ärendehanteringssystem där anskaffning sker som en tjänst.

Systemet ska omfatta Revisorsinspektionens hela verksamhet med diarium samt dokument- och ärendehantering, med möjlighet att nå separata databaser för revisorsregister, styrning och uppföljning av verksamheten. Systemet ska stödja myndighetens processer samt ha möjlighet till att utvecklas efter framtida behov av e-tjänster, e-arkiv, digitala signaturer, automatiserade flöden, webbpublicering med mera.

Systemet ska ge ett effektivt och enhetligt stöd för myndighetens processer. Det innebär att handlingar, som kommer in till myndigheten på något annat sätt än elektroniskt, även fortsättningsvis kan komma att skannas in till systemet. Systemet ska kunna kopplas till ekonomisystemet Peppol.

Avsikten med systemet är i övrigt:

• att kunna registrera inkomna och utgående/upprättade handlingar enligt lag.
• att hålla samman elektroniska handlingar i ärenden.
• att vara Revisorsinspektionens gemensamma arbetsredskap för att administrera arbetsmaterial under ärendenas gång.
• att kunna strukturera och metadatasätta handlingar så att dessa på sikt kan exporteras till och bevaras i ett e-arkiv/system för bevarande i enlighet med Riksarkivets föreskrifter.
• att ge tekniskt stöd för att uppfylla krav i lagar och författningar på området.
• att kunna hantera olika behörigheter och roller i systemet.
• att kunna lagra handlingar i hållbara format, som t.ex. PDF/A.
• att kunna hantera och förvalta handlingar och ärenden under hela deras livscykel från det att dokument skapas eller inkommer till slutarkivering eller gallring.
• att kunna uppfylla kraven i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), arkivlagen (1990:782), förvaltningslagen (2017:900), myndighetsförordningen (2007:515), avgiftsförordningen (1992:191), EU:s dataskyddsförordning, Öppna datadirektivet samt Riksarkivets föreskrifter för dokument- och ärendehantering.

Behov och volymer

Revisorsinspektionen ser framför sig ett system som hanterar och förvaltar dokument och ärenden under hela deras livscykel, från det att ett dokument skapas eller kommer in till slutarkivering eller gallring. Det offererade systemet behöver uppfylla lagkrav samt Riksarkivets föreskrifter för dokument- och ärendehantering. Systemet ska även vara ett stöd för RI:s informationsklassning.

Detta avtal avseende ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem omfattar:

• IT-stöd för dokument- och ärendehantering med integrerat diarium/register.
• Licenser för 30 användare/Licenshantering för samtliga anställda.
• Framtida utveckling, konfigurering och anpassning.
• Support- och underhåll.
• Utbildning för slutanvändare, superanvändare och systemförvaltare.
• Drift av systemet.

Användar- och systemdokumentation