Uppdragsbeskrivning

Skolverket söker en (1) konsult med inriktning mot styrning och utveckling av digitala samarbetsplattformar baserade på Microsoft 365. Skolverket har idag ett begränsat utnyttjande av sin Microsoft 365 plattform och ämnar bredda detta på två sätt: effektivisera den digitala samarbetsförmågan samt stärka informationssäkerhetsskyddet på myndigheten.

Uppdraget innebär att:

• Utifrån tidigare arbete på området, skriva en genomförandeplan för införande utifrån direktiv
• Med utgångspunkt i Skolverkets vägledning för informationsklassning införa ett informationssäkerhetsskydd och klassningsnivåer, samt tekniskt stöd för dessa, med hjälp av Microsoft Purview
• Avgöra ifall Skolverkets nuvarande licensnivå på M365 är adekvat utifrån målbild eller om någon annan licensnivå måste införas
• Etablera en förvaltningsmodell för området
• Samordna kommunikationsinsatser med Skolverkets kommunikatörer

Bakgrund

Skolverket har behov av att vidareutveckla och modernisera myndighetens digitala samarbetslösningar. I dagsläget används Microsoft 365 som plattform för intern och extern kommunikation. Skolverket bedömer att plattformens potential inte fullt ut nyttjas i förhållande till verksamhetens behov. Mot bakgrund av detta har Skolverket identifierat ett behov av att ta fram en långsiktigt hållbar och ändamålsenlig målbild för en digital samarbetsplattform, baserad på Microsoft 365, som bättre stödjer verksamhetens behov

Arbetet ställer krav på såväl teknisk kompetens inom Microsoft 365 samt erfarenhet av att etablera digitala samarbetslösningar i offentlig förvaltning. Det finns även behov av förståelse för juridiska aspekter kopplade till molntjänster, såsom dataskydd och informationssäkerhet, samt erfarenhet av att leda uppdrag som omfattar förändringsarbete och införande av nya arbetssätt. Uppdraget omfattar även att beakta frågor kopplade till styrning, förvaltning samt identitets- och behörighetshantering i Microsoft 365-miljön.

Skolverket avser därför att avropa en konsult med uppdrag att analysera nuvarande förutsättningar och ta fram ett välgrundat beslutsunderlag inför ett eventuellt framtida införande av en utvecklad samarbetsplattform

Uppdraget omfattar att:

• genomföra en analys av nuvarande arbetssätt och tekniska förutsättningar
• identifiera risker, konsekvenser och relevanta vägval
• ta fram en målbild för en ändamålsenlig digital samarbetsplattform
• utarbeta en övergripande genomförandeplan som inkluderar tidsplan, kostnadsuppskattning och identifierade beroenden

Uppdraget omfattar inte genomförande eller införande av lösningen, utan ska resultera i ett beslutsunderlag som kan ligga till grund för fortsatt arbete. Leveranserna ska vara så väl utformade att de möjliggör ställningstaganden om fortsatt inriktning och innehålla tydliga rekommendationer samt beskrivning av alternativa vägval.

Skolverket kan komma att begära att konsult ska vara tillgänglig för beredskap i enlighet med vad som framgår. Detta innebär att konsulten står till Skolverkets förfogande utanför ordinarie arbetstid

KOMPETENSNIVÅ

Nivå 3:
Kunskap – hög kompetens inom aktuell roll.
Erfarenhet – är en förebild för andra Konsulter på lägre nivå. Nivån uppnås normalt efter 4-8 års arbete inom aktuell roll.
Ledning – tar ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp.
Självständighet – kan arbeta självständigt.

TID / OMFATTNING / PLACERING

Konsulten kommer att vara placerad på enheten för It-arbetsplats och support, på it-avdelningen.
Uppdraget är på heltid och kommer att utföras på plats hos Skolverket i Solna Business Park

Distansarbete tillåts på upp till 50% om arbetsuppgifterna tillåter det och efter överenskommelse med berörd enhetschef.

Ordinarie kontraktstid är från och med 2026-08-17 tom 2027-02-17. Därutöver har Skolverket en ensidig rätt att förlänga kontraktet med totalt 6 månader med oför
ändrade villkor.

Om inte Skolverket senast en (1) månad innan kontraktstidens utgång meddelar leverantören att Skolverket inte önskar förlänga kontraktet förlängs kontraktet automatiskt med sex (6) månader. åt gången. Efter totalt 1 förlängning upphör kontraktet att gälla utan särskilt meddelande.

Därmed kan kontraktet som längst löpa i 12 månader.

REFERENSUPPDRAG

Leverantören ska inkomma med ett (1) referensuppdrag som leverantören utfört/utför för extern kund (med extern kund avses juridisk person som anbudsgivaren inte utövar någon juridisk kontroll över eller som anbudsgivaren själv kontrolleras av) och som uppfyller följande krav:

• Uppdraget ska vara slutfört/pågående under de senaste tre (3) åren räknat från sista anbudsdagen. Är referensuppdraget pågående så ska det ha pågått i minst sex (6) månader vid an budstidens utgång. (Om anbudstiden skulle komma att förlängas sträcks tiden under vilken referensuppdraget ska vara slutfört/pågående ut med motsvarande antal dagar som anbudstiden förlängs.)
• Uppdraget ska ha utförts utan allvarliga eller ihållande brister i fullgörandet av något väsentligt krav som har medfört att avtalsrelationen har sagts upp i förtid, lett till skadestånd eller annan jämförbar påföljd.
• Uppdraget ska ha omfattat ett uppdrag av liknande karaktär som detta avrop, vilket innebär att det ska ha avsett analys, planering eller införande av digitala samarbetslösningar baserade på Microsoft 365.
  • Uppdraget ska ha innefattat arbete med minst ett av följande områden:
    • förändringsledning i samband med införande av digitala arbetssätt.
    • informationssäkerhet eller informationsstyrning
    • identitets- och behörighetshantering i Microsoft 365
    • etablering av struktur för samarbetsplattformar

Den offererade konsulten ska ha haft en aktiv och ansvarig roll i genomförandet av uppdraget

Ange följande uppgifter för referensuppdraget:
Namn och organisationsnummer för kundens organisation.
Namn på konsulten som har genomfört/genomför referensuppdraget
Namn, e-postadress och telefonnummer till referent (för kundens organisation) som kan verifiera referensuppdraget.
Tidpunkt för uppdragets utförande.
Kortare beskrivning av uppdragets omfattning (innehåll, tidsåtgång, volymer, ekonomiskt värde.)

Till varje referensuppdrag ska en (1) referent anges. Referenten ska finnas i kundens organisation. Referenten ska vara vidtalad och väl insatt i det angivna uppdraget och får inte vara i beroendeställning/jävig i förhållande till leverantören. Referenten ska kunna svara på följande frågor om hur leverantören genomfört sitt uppdrag genom att ange något av alternativen Mycket bra, Bra, Mindre bra, eller Ej acceptabelt.

1. Uppdraget har utförts/utförs utan allvarliga eller ihållande brister i fullgörandet av något väsentligt krav som har medfört att avtalsrelationen har sagts upp i förtid, lett till skadestånd eller annan jämförbar påföljd.
2. Leverantören har levererat enligt överenskommen tidplan och budget.
3. Leverantören har utfört administration (som exempelvis fakturering på ett korrekt sätt.
4. Leverantören har åtgärdat eventuella avvikelser inom överenskommen tidsram. (Om inga avvikelser har förekommit lämnas frågan obesvarad.)

Om någon av referenterna svarar Mindre bra på två (2) frågor alternativt på en (1) fråga svarar Ej acceptabelt kommer leverantören att underkännas och inte utvärderas vidare.

INTERVJU

Efter anbudsöppning ska den konsult som anbudsgivaren offererat i detta avrop, på anmodan av Skolverket inom två (2) arbetsdagar, inställa sig till en presentation/intervju i Skolverkets lokaler i Solna alternativt på distans via Microsoft Teams. Presentation/intervju kommer preliminärt äga rum 2026-05-26 till 2026-05-29. Anbudsgivaren
uppmanas vara tillgängliga under denna tidsperiod.