Uppdragsbeskrivning

Avropet omfattar en namngiven senior resurskonsult som ska agera oberoende IT-projektledare och rådgivare åt Falkenberg Energi vid upphandling av ett nytt kundinformationssystem, KIS.

Konsulten ska förstärka Falkenberg Energis befintliga projektorganisation. Falkenberg Energi har en intern projektledare samt en tvärfunktionell projektgrupp om cirka 4–7 personer från verksamheten. Projektgruppen har mandat att avsätta upp till cirka 20 procent av sin arbetstid för projektet.

Den externa konsultens huvudsakliga uppgift är därför inte att själv utföra allt arbete utan att tillföra specialistkompetens inom KIS/CIS, energibranschen, IT-projektledning, systemupphandling och införande samt att strukturera och kvalitetssäkra arbetet.

Beskrivning av uppdraget:

Konsulten ska leda och kvalitetssäkra Falkenberg Energis arbete med upphandling av nytt KIS och fungera som oberoende rådgivare åt beställaren.

Uppdraget ska genomföras tillsammans med Falkenberg Energis interna projektledare, projektgrupp och upphandlingsfunktion.

Målsättningen är att genomföra en effektiv, rättssäker och proportionerlig upphandling som identifierar det KIS som bäst uppfyller Falkenberg Energis verksamhetsmässiga och tekniska behov.

Konsulten ska särskilt bidra till att undvika onödig detaljkravställning. Upphandlingen ska i första hand utgå från verksamhetens faktiska behov, kritiska skallkrav och verifiering av funktionalitet som finns i leverantörernas etablerade standardprodukter.

Konsulten ska tillsammans med beställaren identifiera vilka krav som måste vara obligatoriska och vilka egenskaper som bättre lämpar sig för kvalitativ utvärdering genom systemdemonstrationer, scenarier, testmiljö, referenser eller motsvarande verifiering.

Uppdraget omfattar bland annat att:

1. etablera struktur, tidplan, riskhantering och styrning för upphandlingsarbetet
2. kvalitetssäkra nuläge, målbild och avgränsning för nytt KIS
3. identifiera och prioritera verksamhetskritiska behov och skallkrav
4. stödja verksamheten i att beskriva centrala processer och användningsfall
5. säkerställa relevanta krav på webbaserad SaaS, API, integration, dataåtkomst, dataägarskap, informationssäkerhet, kontinuitet, GDPR och exitmöjligheter
6. tillsammans med upphandlingsfunktionen rekommendera och utforma ett lämpligt upphandlingsförfarande
7. vid behov genomföra eller kvalitetssäkra marknadsdialog eller RFI
8. ta fram en effektiv utvärderingsmodell som möjliggör djupare verifiering av ett begränsat antal relevanta lösningar när upphandlingsförfarandet medger detta
9. utforma realistiska och jämförbara verksamhetsscenarier för systemdemonstration
10. planera och leda systemvisningar, leverantörspresentationer och andra verifieringsmoment
11. säkerställa att leverantörerna så långt som möjligt demonstrerar befintlig standardfunktionalitet och tydligt identifierar eventuell kundunik utveckling
12. stödja utvärdering av anbud, referenser, kommersiella villkor och tekniska lösningar
13. säkerställa att migrering, integrationer, test, produktionssättning och avveckling av ProBill beaktas i upphandlingen
14. ta fram eller kvalitetssäkra övergripande införande- och migreringsplan
15. löpande rapportera status, risker, beroenden och rekommendationer till beställaren.

Senior oberoende IT-projektledare och rådgivare för upphandling av KIS/CIS inom energibranschen

Konsulten ska kombinera mycket senior IT-projektledningskompetens med dokumenterad erfarenhet från energibranschen och verksamhetskritiska kund-, affärs- eller debiteringssystem.

Rollen kräver förmåga att arbeta i gränslandet mellan verksamhet, IT, informationssäkerhet, integration, data, upphandling och förändringsledning.

Konsulten ska vara rådgivande och drivande men samtidigt arbeta tillsammans med Falkenberg Energis interna projektledare och projektorganisation.

Konsulten ska agera leverantörsneutralt och företräda Falkenberg Energis intressen.

KOMPETENSNIVÅ

Kompetensnivå 4:
• Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom området.
• Erfarenhet – har som konsult deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.
• Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp
• Självständighet – mycket stor

TID / OMFATTNING / PLACERING

Basuppdraget uppskattas till cirka 300 timmar och omfattar maximalt 350 timmar. Därutöver finns option om maximalt 600 timmar för fortsatt stöd under införandet av nytt KIS. Kontraktets maximala omfattning inklusive option är därmed 950 timmar. Beställaren garanterar inte någon viss volym.

Uppdraget genomförs hybrid. Arbete kan utföras på distans men konsulten ska kunna delta på plats hos Falkenberg Energi i Falkenberg vid exempelvis projektstart, workshops, kravarbete, systemdemonstrationer, utvärdering och andra kritiska projektmoment efter överenskommelse.

Kontraktet gäller från avtalad kontraktsstart, önskvärd start 2026-10-01, till dess att upphandlingen av nytt KIS är avslutad och kontrakt med vald KIS-leverantör har ingåtts senast 2027-02-28.

Basuppdraget avser upphandlingsfasen.

Beställaren ska därutöver ha möjlighet att nyttja option för fortsatt projektledning under planering och genomförande av införande, datamigrering, integration, test, produktionssättning, avveckling av ProBill och efterföljande stabiliseringsperiod. Projektet ska vara klart senast 2028-03-31.

REFERENSUPPDRAG

Konsulten ska ha erfarenhet av minst två liknande uppdrag. Detta styrks genom att ramavtalsleverantören till anbudet bifogar en beskrivning av motsvarande uppdrag. Följande uppgifter ska framgå:

• Beskrivning av referensuppdrag
• Uppdragsgivare
• Kontaktperson hos uppdragsgivare
• Telefonnummer till kontaktperson
• E-postadress till kontaktperson

För att kontrollera att angivna uppgifter är korrekta kan referenten komma att kontaktas via e-post eller telefon. Referenten ska vara vidtalad.

INTERVJU

Falkenberg Energi kommer att genomföra intervju med de tre konsulter som bedöms ha störst chans att tilldelas uppdraget

Falkenberg Energi beräknar att intervjuerna kommer att genomföras på plats i Falkenberg Energis lokaler alternativt via Teams den 2026-09-21. Offererad konsult ska vara tillgänglig för intervju denna dag.

Tidsram för intervjun:

• 10 min – Konsulten får presentera sig
• 50 min – Intervjufrågor

Intervjufrågorna kommer att baseras på de krav och mervärden som ställts kopplat till kompetens och erfarenhet.