Uppdragsbeskrivning

Statens institutionsstyrelse (SiS) har under våren genomfört en förstudie avseende myndighetens externa webbplats. Förstudien har identifierat utvecklingsbehov kopplade till användarupplevelse, informationsstruktur, innehåll, tillgänglighet och webbens förmåga att stödja verksamhetens mål. SiS önskar nu anlita ett konsultteam för att omsätta resultaten från förstudien till prioriterade vägval, guidande principer och ett sammanhållet koncept för myndighetens framtida externa webb som även görs ut i form av skisser för informationsstruktur och färg och form. Leveransen ligger till grund för den tekniska produktionen och utveckling i Sitevision samt fortsatt designarbete av en ny extern webbplats.

Förstudien består av en kvalitativ behovskartläggning av fem externa målgrupper. En webbenkät på befintliga externwebben samt en intern kartläggning utifrån verksamhetens behov. Resultatet av förstudien får man ta del av efter påskrivet kontrakt.

Leverantören ska tillhandahålla ett team av konsulter inom område IT-konsulttjänster delområde 5 med avsikt att leverera:

Fas 1 – Webbkoncept
Fas 1 omfattar:

• Analys och bearbetning av resultatet från den genomförda förstudien.
• Ett fåtal kompletterande djupintervjuer utifrån förstudien.
• Framtagande av prioriterade vägval och guidande principer för nya webben.
• Informationsarkitektur: struktur och navigering.
• Användarflöden och konceptuella wireframes utifrån: startsida, kategorisida, nyhetssida, innehållssida, sökresultatsida och sidfot.
• Framtagande av 2-3 visuella vägval så kallad ”look and feel” tillsammans med SiS.
• Webbkoncept utifrån beslutat visuellt vägval genom olika sidmallar och designelement: startsida, kategorisida, nyhetssida, innehållssida, sökresultatsida och sidfot.
• Klickbar prototyp eller motsvarande visualisering av centrala delar av webbplatsen.
• Presentation och förankring löpande av arbete och resultat.
• Löpande veckovisa statusavstämningar på plats på huvudkontoret i Solna som projektledaren leder utifrån projektplan och i dialog med beställaren. Berörda teammedlemmar deltar också på plats utifrån dialog med beställaren.
• Justering av skisser utifrån tekniska krav tillsammans med utvecklare som ska arbeta med utvecklingen av nya webbplatsen.
• Överlämning av skisser (exempelvis Figma) och samlat koncept och designunderlag för webbproduktion till utvecklare.

Omfattningen för Fas 1 bedöms uppgå till cirka 900 timmar. Projekttiden cirka 10 kalenderveckor.

Fas 2 – Option Vidareutveckling av webbkoncept
Beställaren äger ensam rätt att besluta om Fas 2 ska avropas.
Fas 2 kan omfatta:

• Design av fler sidmallar.
• Design av centrala användargränssnitt.
• Grafiska element och komponenter.
• Designsystem eller motsvarande designunderlag.
• Stöd vid produktion av webbplatsen eller översyn av webbplatsen.

Omfattningen för Fas 2 bedöms uppgå till cirka 100–500 timmar. För Fas 2 gäller samma timpriser per erbjuden roll som leverantören lämnat i anbudet för Fas 1. Timpriserna får inte överstiga gällande takpriser enligt Kammarkollegiets ramavtal IT-konsulttjänster, delområde 5.

Beställaren garanterar inte att Fas 2 kommer att beställas.

Sekretessbilaga: Vinnande leverantör ska skriva på bifogad sekretessförbindelse. Den ska bara fyllas i av vinnande leverantör och signeras när kontrakt/avtalet signeras.

Anbudsgivaren ska erbjuda ett konsultteam bestående av följande kompetenser:

• 8 a. Senior projektledare/digital strateg, minst nivå 3
  • Ansvarar för uppdragsledning, strategiska vägval, facilitering och övergripande genomförande.
  • Ansvarar för löpande möten och avstämningar samt adekvat dokumentation.
• 8 b. Senior tjänstedesigner/UX-strateg, minst nivå 3
  • Ansvarar för användarcentrerad metodik, behovsanalys och tjänstedesign.
• 8 c. Senior UX-designer/informationsarkitekt, minst nivå 3
  • Ansvarar för informationsarkitektur, navigation, användarflöden och konceptuella lösningar.
• 8 d. Senior UI-designer/digital designer, minst nivå 3
  • Ansvarar för visuell riktning, konceptuell design, tillgänglighet och prototyper.

Samtliga konsulter ska uppfylla kompetensnivå 3 eller 4 enligt Kammarkollegiets ramavtal.

KOMPETENSNIVÅ

Nivå 3:
Kunskap – hög kompetens inom aktuell roll.
Erfarenhet – är en förebild för andra Konsulter på lägre nivå. Nivån uppnås normalt efter 4-8 års arbete inom aktuell roll.
Ledning – tar ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp.
Självständighet – kan arbeta självständigt.

Nivå 4
Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom aktuell roll.
Erfarenhet – har utfört komplexa uppdrag inom aktuell roll och genomför Konsulttjänst med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt efter 9-12 års arbete inom aktuell roll.
Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp.
Självständighet – mycket stor.

TID / OMFATTNING / PLACERING

2026-09-15 till 2027-09-15 samt option till 2028-09-15

Projektuppstart: v. 38 2026 (preliminärt datum fastställs vid tilldelning av kontrakt).

Slutleverans: november 2026 om inget annat avtalas.

För löpande fysiska möten för teamet i Solna, Stockholm utgår ingen reseersättning eller traktamente.

REFERENSUPPDRAG

Anbudsgivaren ska redovisa ett relevant referensuppdrag. Beskrivningen av referensuppdraget får omfatta högst fem (5) A4-sidor inklusive bilder i formatet Word, ppt eller pdf.
Referensuppdraget (1) ska:
• Ha genomförts under de senaste tre (3) åren, räknat från sista anbudsdag.
• Avse framtagande av webbkoncept för extern webbplats eller genomförande av ny extern webbplats.
• Ha genomförts av minst två av de erbjudna konsulterna i konsultteamet.
• Ha genomförts för offentlig sektor.
• Avse myndighetswebb eller annan offentlig webbplats med flera målgrupper.
• Ha omfattat arbete med användarupplevelse, informationsarkitektur, design och tillgänglighet.
• Ha omfattat arbete med krav enligt DOS-lagen och WCAG 2.1 AA eller motsvarande tillgänglighetskrav.
• Vara jämförbart med aktuellt uppdrag avseende innehåll och komplexitet.

Uppge följande:
• Kund/organisation
• Uppdragsbeskrivning
• Tidsperiod
• Konsulternas namn och roller i uppdraget
• CMS
• Uppnått resultat
• Referensperson med kontaktuppgifter
• Länk till referensuppdraget

GENOMFÖRANDEPLAN

Anbudsgivaren ska beskriva sin förståelse för uppdraget genom att presentera sin genomförandeplan av projektet. Det görs i en PowerPoint-presentation eller som PDF (max 20 ppt-slides/sidor). Presentationen skickas in med anbudet och kommer presenteras om anbudsgivaren uppfyller skakraven.

Det tilltänkta konsultteamet presenterar på plats i Solna torsdag 27 augusti eller fredag 28 augusti.

Om det är många anbudsgivare kan det bli en digital presentation.

Den genomförandeplanen som presenteras kommer i huvuddrag följas under projektet.
Beskrivningen ska omfatta:
• Metod och process hur resultat från förstudie och behovskartläggning omsätts till digitalt gränssnitt (koncept).
• Metod och process för arbete med informationsarkitektur, användarupplevelse och tillgänglighet.
• Metod och process för framtagande av visuell riktning och konceptuell design.
• Hur verksamhetens intressenter involveras i arbetet, hur samverkan och delaktighet säkerställs samt vid vilka tillfällen beställaren förväntas fatta beslut.
• Uppdragets viktigaste framgångsfaktorer.
• Ett projektupplägg på 10 veckors kalendertid: huvudsakliga aktiviteter och leverabler.

Presentationsmötet ska göras på max totalt 25 minuter:
• Introduktion av konsultdeltagare, tidsåtgång 5 minuter.
• Presentation av punkt 11, tidsåtgång 15 minuter.
• Klargörande frågor från beställarna, tidsåtgång 5 minuter