Uppdragsbeskrivning

Avropet omfattar en (1) resurskonsult för upp till 350 timmar som ska utgöra stöd inom kravhantering och upphandlingsförberedande arbete för projektet Schema och Bemanning.

Verksamheten står inför en kommande upphandling och implementering av ett nytt systemstöd. För att säkerställa att upphandlingen baseras på verksamhetens faktiska behov och att effekterna av den framtida lösningen kan utvärderas och följas upp krävs ett sammanhållet arbete med kravhantering, nulägesanalys och framtagande av mätpunkter.

Under det inledande arbetet har ett omfattande kravunderlag tagits fram. Inför upphandling behöver detta verifieras, kompletteras, kvalitetssäkras och förankras med berörda verksamheter och andra intressenter. Det finns även behov av att säkerställa att krav kopplade till bland annat informationssäkerhet, informationsklassning, integrationer och tekniska förutsättningar är fullständiga och konsekventa.

Parallellt behöver verksamheten etablera ett dokumenterat nuläge och definiera relevanta mätpunkter som kan användas som baslinje för att mäta effekterna av den kommande systemimplementeringen. Mätpunkterna ska ge förutsättningar för att följa upp verksamhetsutveckling, nyttorealisering och måluppfyllelse i en utvärdering och över tid.

För att genomföra detta arbete finns behov av en erfaren kravanalytiker som kan leda och samordna kravarbetet, förankra kravbilden mellan berörda förvaltningar och intressenter samt säkerställa att ett komplett och kvalitetssäkrat kravunderlag, tillsammans med underlag för uppföljning och utvärdering, kan överlämnas inför den kommande upphandlingen.

Arbetet innefattar verifiering, prioritering, förankring och kvalitetssäkring av framtaget kravunderlag inför kommande upphandling.

Uppdraget omfattar även stöd i frågor kopplade till informationsklassning, informationssäkerhet och säkerhetskrav, inklusive arbete relaterat till KLASSA och tillhörande ställningstaganden.

Vidare ingår framtagande av baslinje för mätpunkter och kvalitetssäkring av testfall, utvärderingsupplägg samt övrigt underlag som krävs för genomförande av förhandlings- och utvärderingsfasen.

I uppdraget ingår även kunskapsöverföring till projektgruppen för att säkerställa fortsatt förståelse, förvaltning och ägarskap av kravunderlaget efter avslutad konsultinsats.

Uppdraget ställer mycket höga krav på konsultens förmåga att självständigt planera och genomföra sina arbetsuppgifter samt att ta egna initiativ och driva arbetet framåt

Syftet med uppdraget är att etablera ett tydligt nuläge och ta fram relevanta mätpunkter som möjliggör uppföljning av verksamhetens utveckling och effekten av kommande systemimplementation.

Uppdrag

Kravanalytikern ska, i nära samarbete med verksamheten och berörda intressenter:

Förankra kraven mellan de olika förvaltningsintressenterna:
• Ansvara för att kravarbetet hålls samman och drivs framåt, från tidig behovsanalys till färdigt underlag inför upphandling.

Kravledaren – arbetsuppgifter och leveranser under höst/vinter

• Verifiera och förankra kravmassan tillsammans med projektgruppen och berörda verksamhetsrepresentanter.
• Komplettera, strukturera och kvalitetssäkra kraven inom generella, funktionella, icke-funktionella och tekniska krav.
• Prioritera och avgränsa kravbilden samt dokumentera kvarstående frågeställningar och ställningstaganden.
• Säkerställa att beslut och förutsättningar inom exempelvis informationssäkerhet, informationsklassning och integrationer omsätts i relevanta krav.
• Ta fram testfall och underlag för utvärdering av leverantörernas lösningar i den kommande upphandlingen.
• Ta fram förslag på relevanta mätpunkter utifrån verksamhetens behov samt definiera hur respektive mätpunkt ska beräknas, samlas in, utvärderas och följas upp.
• Identifiera och dokumentera ett nuläge som kan användas som baslinje för utvärdering av effektmål samt framtida uppföljning.
• Säkerställa att mätpunkterna är tydliga, mätbara och möjliga att använda i utvärdering och för framtida uppföljning.
• Genomföra kunskapsöverföring till projektgruppen och bidra till att kravunderlaget kan överlämnas som ett sammanhållet underlag inför upphandlingen.

KOMPETENSNIVÅ

Kompetensnivå 4:
• Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom området.
• Erfarenhet – har som konsult deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.
• Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp
• Självständighet – mycket stor

TID / OMFATTNING / PLACERING

Omfattning: Upp till 350 timmar

Uppdraget ska utföras på plats i Västerås stads lokaler eller på distans efter överenskommelse.

Kontraktet löper som längst t.om. 2027-02-28

Planerad uppdragsstart: 2026-09-01

REFERENSUPPDRAG

Konsulten ska ha erfarenhet av minst två (2) liknande uppdrag. Detta ska styrkas genom att anbudsgivaren till avropssvaret lämnar en beskrivning av två (2) motsvarande uppdrag i en bilaga till anbudet. Följande uppgifter ska framgå:

• Beskrivning av referensuppdrag
• Uppdragsgivare
• Kontaktperson hos uppdragsgivare
• Telefonnummer till kontaktperson
• E-postadress till kontaktperson

För att kontrollera att angivna uppgifter är korrekta samt att uppdraget har genomförts enligt uppställda krav, kan referenten komma att kontaktas via e-post eller telefon. Referenten ska vara vidtalad.

INTERVJU

Västerås stad kommer att genomföra intervju med upp till två (2) konsulter som bedöms ha störst chans att tilldelas uppdraget baserat på offererat timpris och möjligt prisavdrag.

Intervjuer kommer endast att genomföras med de konsulter som har möjlighet att erhålla lägst utvärderingspris.

Intervjuerna med erbjuden konsult kommer att genomföras snarast efter anbudsöppning som sker 10/8 genom videomöte. Intervjun kommer att pågå under maximalt 1 timme.

Intervjufrågorna baseras på de krav och mervärden.