Uppdragsbeskrivning

VärmdöBostäder AB står inför en systemupphandling av nytt fastighetssystem, ekonomisystem och beslutsstödsystem. Bolaget bedömer att den kompetens och de resurser som krävs för att genomföra en sådan upphandling, inte finns tillgänglig inom bolaget och därmed behöver köpas in som tjänst under den tid som systemupphandlingen pågår.

Omfattar konsultstöd i samband med upphandling av fastighetssystem, ekonomisystem, och beslutsstödsystem. Konsulten/konsulterna ska bistå beställaren genom hela upphandlingsprocessen. Uppdraget omfattar bland annat:
• Genomförande av behovsutredning och nulägesanalys
• Kravfångst tillsammans med verksamheten och relevanta intressenter (arbetet med kravfångst är påbörjat av verksamheten).
• Framtagning av kravspecifikation och förfrågningsunderlag, inklusive avtalsvillkor och SLA
• Planering och genomförande av upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU)
• Stöd vid anbudsutvärdering och leverantörsdialoger
• Framtagning av tänkt tidplan för kommande införandeprojekt

Uppdraget omfattar att tillhandahålla konsultstöd för planering och genomförande av en systemupphandling.

Uppdraget inkluderar stöd i kravställning av fastighetssystem, ekonomisystem och beslutsstödsystem samt framtagande av upphandlingsdokumentation och övriga formalia enligt LOU. Konsulterna ska även stötta bolaget vid urval och utvärdering av systemleverantörer, deltagande i dialog och förhandling samt vid framtagande av avtal.

Krav på leverantören:

• Kraven ska vara uppfyllda inom fastighetsverksamhet
• Leverantören ska offerera en huvudkonsult samt ha ytterligare en resurs tillgänglig vid behov

Konsulten ska ha en senior roll och ge kvalificerat stöd genom hela processen för upphandlingen av fastighetssystem, ekonomisystem och beslutsstödsystem. Konsulterna/konsulten ska ha erfarenhet från behovsutredning och kravfångst, framtagande av förfrågningsunderlag och kravspecifikationer samt planering och genomförande av upphandling enligt LOU.

Konsulten/konsulterna ska också ha god förståelse för processer och verksamhetsbehov inom fastighets- och bostadsförvaltning.

KOMPETENSNIVÅ

Kompetensnivå 4:
• Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom området.
• Erfarenhet – har som konsult deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.
• Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp
• Självständighet – mycket stor

Kompetensnivå 5:
• Kunskap – kompetens av högsta rang inom aktuellt område, uppfattas som expert/guru på marknaden
• Erfarenhet – har som konsult deltagit i flera stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.
• Ledning – har stor vana och erfarenhet att verka i ledande befattning.
• Självständighet – mycket stor

TID / OMFATTNING / PLACERING

Systemupphandlingen förväntas pågå från och med tidig sommar 2026 till våren 2027. Uppdragets omfattning beräknas till mellan 700 – 1350 timmar.

Uppdraget ska i huvudsak genomföras på VärmdöBostäders kontor i Gustavsberg, men med möjlighet till utförande på distans. Det arbete som kräver att flera deltagare involveras, bör alltid hållas på bolagets kontor i Gustavsberg.

2026-06-15 – 2027-04-30, planerad kontraktsstart 2026-06-15.

REFERENSUPPDRAG

Konsulten/konsulterna ska ha erfarenhet av ett liknande uppdrag. Detta styrks genom att ramavtalsleverantören till anbudet bifogar en beskrivning av ett motsvarande uppdrag. Följande uppgifter ska framgå:

• Beskrivning av referensuppdrag
• Uppdragsgivare
• Kontaktperson hos uppdragsgivare
• E-postadress till kontaktperson

INTERVJU

VärmdöBostäder kommer att genomföra intervju med de två konsulter som bedöms ha störst chans att tilldelas uppdraget baserat på offererat timpris och möjligt prisavdrag 

VärmdöBostäder beräknar att intervjuerna kommer att genomföras på plats i VärmdöBostäders lokaler alternativt digitalt via Teams enligt överenskommen tid.

Tidsram för intervjun:

• 10 min – Konsulten får presentera sig
• 50 min – Intervjufrågor

Intervjufrågorna kommer att baseras på de krav och mervärden som ställts kopplat till kompetens och erfarenhet.