2026-05-18
Leverantör - Applikationssupport och -förvaltning (Optimizely)
Ansök gärna så snart som möjligt då uppdraget kan tillsättas innan sista ansökningsdag.
Uppdragsbeskrivning
Skolinspektionen har behov av konsultstöd inom applikationssupport och applikationsförvaltning och detta stöd ska fungera som en integrerad del av Skolinspektionens IT-verksamhet. Behovet omfattar befintliga och kommande applikationer inom Optimizely CMS, Wordpress CMS, SharePoint och Matomo. Dessa applikationer är uppsatta i en on-prem miljö som hanteras av Skolinspektionens driftleverantör. Skolinspektionen har även Wordpress CMS för två ”reserv-webbplatser” som hostas hos en extern leverantör (med andra ord, icke on-prem).
Inom Skolinspektionen förvaltas Optimizely CMS, Wordpress CMS och Matomo inom förvaltningsobjektet Webb och digitala kanaler. SharePoint förvaltas inom förvaltningsobjektet Infrastruktur. Konsultstödet är behovsstyrt och ska kunna anpassas utifrån verksamhetens aktuella behov av applikationssupport och utveckling kopplat till Optimizely CMS, Wordpress CMS, SharePoint och Matomo. Leverantören ska säkerställa tillgång till kompetens och resurser för såväl löpande support som tillfälliga utökade behov. Skolinspektionen efterfrågar en leverantör som tar ansvar för applikationssupport, applikationsförvaltning samt vidareutveckling.
Leverantörens huvudsakliga arbetsuppgifter
- Förvalta, ge support och utveckla webbplatserna:
- se (extern webb och intranät)
- skolinspektionen.se (Barn- och elevombudet, extern webb)
- se (Överklagandenämnden, extern webb).
- Hantera ovan webbplatser i Optimizely CMS.
- Vid behov även ge support för Wordpress CMS.
- Ge support och förvalta Matomo.
- Ge support, förvalta och utveckla samarbetsrum och applikationer i SharePoint.
- Felsöka, avhjälpa fel och hantera incidenter för Optimizely CMS, SharePoint och Matomo.
- Genomföra uppgraderingar och patchhantering för Optimizely CMS, SharePoint och Matomo.
- Utveckla funktioner, moduler, integrationer och rapporter enligt behov.
- Ge råd och stöd för bästa praxis i systemens användning och konfiguration.
- Bistå myndigheten med kompetens inom lösningsarkitektur, rådgivning, genomförande av uppdrag samt analys och hantering av problem.
Kvalitetsarbetet ska vara dokumenterat, tillämpas under hela avtalstiden och minst omfatta följande:
- rutiner för att säkerställa att kraven i avtalet kontrolleras och uppfylls
- rutiner för att dokumentation som styrker att kraven uppfylls finns tillgänglig
- rutiner för förebyggande och korrigerande åtgärder
- rutiner för hantering av avvikelser, reklamationer och klagomål
- rutiner för rapportering och behandling av avvikelser
- rutiner för revision av kvalitetsledningssystemet
- utsedd kontaktperson för kvalitetsarbetet.
Om vi ber om det ska leverantören kunna visa att ovanstående rutiner finns och tillämpas. Detta kan ske genom att leverantören lämnar in exempelvis något av följande:
- giltigt certifikat enligt ISO 9001 eller annan erkänd kvalitetsledningsstandard
- likvärdigt intyg från ackrediterat certifieringsorgan inom EES
- dokumentation av ett eget kvalitetsledningssystem som minst omfattar ovanstående punkter.
Kompetensnivå bedöms till nivå tre (3) samt i vissa fall till nivå fyra (4) enligt ramavtalet. Beroende på komplexitet kommer olika nivåer att åberopas.
KOMPETENSNIVÅ
Nivå 3:
Kunskap – hög kompetens inom aktuell roll.
Erfarenhet – är en förebild för andra Konsulter på lägre nivå. Nivån uppnås normalt efter 4-8 års arbete inom aktuell roll.
Ledning – tar ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp.
Självständighet – kan arbeta självständigt.
Nivå 4
Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom aktuell roll.
Erfarenhet – har utfört komplexa uppdrag inom aktuell roll och genomför Konsulttjänst med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt efter 9-12 års arbete inom aktuell roll.
Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp.
Självständighet – mycket stor.
TID / OMFATTNING / PLACERING
Avtalsperioden är två (2) år med möjlighet att använda förlängningsklausul i ytterligare två (2) år, med ett (1) år per förlängning. Beräknad avtalsstart är 2026-09-01 eller så snart avtalet har tecknats.
Leverantören ska kalla till strategimöten med Skolinspektionen två (2) gånger per år, ett under vårterminen och en under höstterminen, där minst ett av dessa möten ska vara på plats.
Avtalet innehåller inte utfästelser att avropa en viss volym under avtalsperioden. Det verkliga utfallet är beroende av vilka behov som uppstår under avtalets löptid. Antagen leverantör förväntas ha kapacitet att leverera utifrån faktiskt behov.
BESKRIVNINGAR
Nedan beskrivningar ska bifogas i ansökan av detta avrop
1. Implementering
2. Samverkan
3. Plattformskompetens (Optimizely)
4. Förvaltning och kontinuitet
Skallkrav
- Inom förvaltning av Optimizely CMS bedöms kompetensnivån till nivå fyra (4) enligt ramavtalet och omfattar således en (1) konsult.
- Inom förvaltning av Wordpress CMS bedöms kompetensnivån till nivå tre (3) enligt ramavtalet och omfattar således en (1) konsult.
- Inom förvaltning av Matomo bedöms kompetensnivån till nivå tre (3) enligt ramavtalet och omfattar således en (1) konsult.
- Inom SharePoint-förvaltning bedöms kompetensnivåerna för de flesta fall till nivå tre (3) enligt ramavtalet samt i vissa fall till nivå fyra (4) och omfattar således två (2) konsulter, för varsin kompetensnivå.
- För alla offererade konsulter gäller även följande målsättning, att konsulten ska: ha en förmåga att snabbt sätta sig in i myndighetens verksamhet och organisation och inbyggda beroenden inom verksamheten på en strategisk nivå
- För alla offererade konsulter gäller även följande målsättning, att konsulten ska: ha breda teknikkunskaper och förmåga att kunna kommunicera med verksamhetsrepresentanter på ett tydligt sätt
- För alla offererade konsulter gäller även följande målsättning, att konsulten ska: ha god förmåga att tänka utifrån ett helhetsperspektiv och systemövergripande
- För alla offererade konsulter gäller även följande målsättning, att konsulten ska: ha god förmåga att arbeta proaktivt och se utvecklingsmöjligheter och -behov
- För alla offererade konsulter gäller även följande målsättning, att konsulten ska: ha god förmåga att förklara komplexa lösningar på ett enkelt sätt
- För alla offererade konsulter gäller även följande målsättning, att konsulten ska: ha goda erfarenheter av att leda och genomföra projekt inom offentlig sektor, gärna myndighet
- För alla offererade konsulter gäller även följande målsättning, att konsulten ska: kunna bidra med analys och kvalificerad rådgivning, och ge kvalificerad återkoppling till myndigheten för att bidra till ändamålsenliga och hållbara lösningar
- För alla offererade konsulter gäller även följande målsättning, att konsulten ska: ha god erfarenhet av att dokumentera
- För alla offererade konsulter gäller även följande målsättning, att konsulten ska: ha goda erfarenheter av att presentera resultat av uppdrag (presentationsteknik).
- Leverantören ska till sitt anbud bifoga ett CV per konsult för att visa att ställda krav är uppfyllda.
- Leverantören ska ha ett ledningssystem för informationssäkerhet för den verksamhet anbudet omfattar och som beskriver på vilket sätt konfidentialitet, tillgänglighet och riktighet upprättas. Ledningssystemet för informationssäkerhet ska minst innehålla rutiner avseende: policy för informationssäkerhet / rutiner för riskhantering / rutiner för incidenthantering / rutiner för kontroll av efterlevnad.