Uppdragsbeskrivning

DETTA AVROP AVSER ETT ÅTAGANDE FRÅN LEVERANTÖR, DET ÄR INTE ETT ENSKILT KONSULTUPPDRAG

Syftet med uppdraget är att ta fram och införa ett modernt, användarvänligt och tillgängligt intranät som stärker internkommunikationen och gör det enkelt för medarbetare att hitta rätt information. Uppdraget ska samtidigt bidra till att kommunen etablerar en långsiktigt hållbar förvaltning med tydliga roller, riktlinjer och rutiner, så att intranätet håller hög kvalitet även efter införandet.

Uppdraget ska bidra till följande effekter:

• Att medarbetare snabbare hittar den information de behöver.
• Minskad dubbelinformation och mindre inaktuellt innehåll.
• Stärkt internkommunikation mellan ledning, chefer och medarbetare.
• Ett intranät och publicerade dokument som uppfyller kraven på digital tillgänglighet.
• Tydligt ägarskap och ansvar för innehåll inom respektive sektor.
• En hållbar förvaltning som säkerställer kvalitet och vidareutveckling över tid.

Mätbara indikatorer, exempelvis användarnöjdhet, sökbarhet och andel tillgänglighetsgranskat innehåll fastställs under förstudien och följs upp före och efter driftsättning. Leverantören ska stödja kommunen i att ta fram och mäta dessa.

Uppdraget omfattar projektledning, analys, koncept och design, utveckling, utbildning samt stöd vid populering, driftsättning och överlämning till förvaltning. Arbetet ska genomföras i fyra faser enligt nedan. Leverantören får föreslå en annan fasindelning eller arbetsmetod om denna bedöms ge ett bättre resultat, förutsatt att samma innehåll omfattas.

Förutsättningar

• Plattform: Sitevision. Lösningen ska byggas i kommunens Sitevision-miljö och baseras på befintliga mallpaket. Kommunen ansvarar för licenser.
• Struktur: Det nya intranätet ska i grunden likna dagens lösning, men med förbättrad informationsstruktur, navigation och ett mer inbjudande uttryck.
• Tillgänglighet: Intranätet ska uppfylla WCAG 2.1 nivå AA i enlighet med lagen (2018:1937) och DIGG:s föreskrifter.
• Drift: IT-drift tillhandahålls av kommunens driftleverantör. Leverantören ska samordna tekniska frågor med kommunens digitaliseringsfunktion.
• Intern medverkan: Kommunen avsätter intern projektledare samt representanter, innehållsansvariga och redaktörer från kommunikationsavdelningen och samtliga sektorer. Kommunens redaktörer skapar sidor och populerar intranätet med innehåll med stöd av leverantören.

Leverantören ska tillhandahålla en projektledare som ansvarar för planering, genomförande, uppföljning och rapportering till styrgruppen i nära samarbete med kommunens interna projektledare. Leverantören ska utgå från ett dedikerat kärnteam som kan förstärkas med specialistkompetens vid behov, exempelvis inom arkitektur, integration eller tillgänglighet.

Uppdraget omfattar projektledning, analys, koncept och design, utveckling, utbildning samt stöd vid populering, driftsättning och överlämning till förvaltning. Arbetet ska genomföras i fyra faser enligt nedan. Leverantören får föreslå en annan fasindelning eller arbetsmetod om denna bedöms ge ett bättre resultat, förutsatt att samma innehåll omfattas.

Fas 1 – Förstudie

• Projektstart och kick-off med kommunens projektgrupp.
• Nulägesanalys av befintligt intranät, inklusive gemensam genomgång av dagens struktur och innehåll.
• Kartläggning av målgrupper, behov, smärtpunkter och önskade förbättringar och funktioner, med involvering av medarbetare från olika sektorer.
• Stöd vid inventering av befintligt innehåll och framtagande av plan för rensning och migrering.
• Identifiering och prioritering av integrationer mot verksamhetssystem.
• Förslag till mätbara indikatorer och fastställande av projektmål och detaljerad tidplan.

Fas 2 – Koncept och design

• Framtagande av koncept, informationsstruktur och navigation utifrån medarbetarnas behov.
• Design baserad på befintliga mallpaket, anpassad till kommunens grafiska profil.
• Arbetet ska ske i ett digitalt verktyg där kommunen löpande har insyn i och kan lämna synpunkter på design och struktur.
• Utredning av behovet av en uppdaterad grafisk profil för intranätet, med underlag och förslag till eventuell fortsatt utveckling.

Fas 3 – Utveckling

• Iterativ utveckling och detaljdesign i sprintar med delleveranser.
• Regelbundna demos och avstämningar där kommunen kan testa och ge återkoppling.
• Löpande tester utifrån ett användar- och tillgänglighetsperspektiv.
• Utveckling av integrationer mot de verksamhetssystem som prioriterats i förstudien.
• Stöd i framtagande av förvaltningsorganisation, roller och ansvar enligt kommunens förvaltningsmodell.
• Stöd i framtagande av riktlinjer och rutiner för innehållsansvar, publicering, kvalitetssäkring och gallring.

Fas 4 – Utbildning, populering och driftsättning

• Utbildning av redaktörer och innehållsansvariga i den framtagna lösningen.
• Stöd när kommunens redaktörer skapar sidor utifrån byggda mallar och populerar intranätet med skarpt innehåll, inklusive mindre designjusteringar som uppstår när verkligt innehåll kommer på plats.
• Sluttester och en fullständig tillgänglighetsgranskning före driftsättning, samt åtgärd av identifierade brister i lösningen.
• Driftsättning och stöd vid lansering för medarbetarna.
• Dokumentation och överlämning till kommunens förvaltningsorganisation.

Avgränsningar

Uppdraget omfattar inte:

• Utveckling eller ombyggnation av kommunens externa webbplats.
• Genomförande av en ny grafisk profil. Uppdraget tar fram underlag och förslag; eventuellt genomförande beslutas separat.
• Löpande förvaltning, drift eller support av intranätet efter överlämning.
• Produktion av redaktionellt innehåll. Kommunen ansvarar för innehållet, med stöd av leverantören enligt ovan.
• Licenser för Sitevision.

TID / OMFATTNING / PLACERING

November 2026: Uppstart och kick-off. Förstudie och nulägesanalys. Inventering av innehåll påbörjas.
November–december 2026: Koncept, informationsstruktur och design. Integrationsbehov prioriteras. Utredning av grafisk profil.
December 2026–februari 2027: Utveckling i sprintar med demos och tester. Integrationer byggs. Förvaltningsorganisation, riktlinjer och rutiner tas fram.
Mars–april 2027: Utbildning av redaktörer. Populering med skarpt innehåll. Sluttester och tillgänglighetsgranskning.
Maj 2027: Driftsättning och lansering.
Juni 2027: Överlämning till förvaltning och avslut.

Kontrakt gäller från tilldelning och undertecknande till och med 2027-06-30. Kommunen har rätt att förlänga kontraktet till och med 2027-12-31 för att slutföra uppdraget, förutsatt att ramavtalets löptid medger det.

Anbudets innehåll

Anbudet ska innehålla:

• Kort beskrivning av leverantören.
• Bekräftelse på att samtliga ska-krav är uppfyllda, med hänvisning till var i anbudet detta framgår.
• Genomförandebeskrivning (högst sex A4-sidor) som beskriver arbetsmetod per fas, hur kommunens medarbetare involveras, hur tillgänglighet säkerställs genom hela uppdraget, hur samverkan och rapportering sker samt en tidplan med milstolpar.
• Beskrivning av kunskapsöverföring och stöd till kommunens förvaltningsorganisation.
• Föreslaget team med roller och CV.
• Minst två referensuppdrag med beställare, kontaktperson, omfattning och tidsperiod.
• Beskrivning av tillgänglighet och möjlig starttidpunkt.
• Takpris i kronor exklusive moms för hela uppdraget enligt fas 1–4, inklusive eventuella resor och övriga kostnader.
• Timpris per roll exklusive moms för eventuella ändrings- och tilläggsbeställningar. Timpriserna får inte överstiga ramavtalets takpriser.