Uppdragsbeskrivning

I Växjö kommunkoncern ingår bland annat sju förvaltningar, 13 hel- och delägda aktiebolag och tre kommunalförbund. Detta avtal kommer omfatta alla förvaltningar (Växjö kommun), bolagen Växjö Energi, Vöfab och Vidingehem samt kommunalförbundet Värends räddningstjänst. Det finns en central kommunikationsavdelning på Växjö kommun och motsvarande funktion på respektive bolag och kommunalförbund.

I dagsläget har Växjö kommunkoncern elva externa webbplatser och ett (1) koncerngemensamt intranät i SiteVision. Två webbplatser är byggda i Wordpress och en är byggd i Optimizely. Växjö Energi har med hjälp av sin nuvarande utvecklingspartner gjort en förstudie gällande sina webbplatser och där framkommer en tydlig behovsbild. Övriga organisationen har inte genomfört någon förstudie men behovsinventering påbörjas i början av hösten 2026.

Detta avtal avser projektuppdrag, men även resursuppdrag kommer bli aktuellt från start. Behovet av resursuppdrag kommer kvarstå under hela avtalstiden. Projektuppdraget innebär utveckling av uppskattningsvis 2-5 webbplatser, såväl externa som intranät. Vi avser påbörja en upphandling av CMS under Q1 2027 och har förhoppningen att merparten av webbplatserna byggs i samma CMS. Det innebär att vårt samarbete påbörjas innan ett eventuellt nytt CMS finns på plats. För projektuppdraget behövs en teknisk projektledare som projektleder webbprojektet tillsammans med minst en intern projektledare hos kunden.

Leverantören ska garantera att kundens webbplatser efterlever kraven i DOS-lagen. Leverantören ska ha processer för releasehantering och produktionssättning, versionskontroll och roll-back vid incident. All teknisk utveckling ska genomföras enligt kodstandard. Leverantören en ska ha en dokumenterad teststrategi, genomföra automatiserade tillgänglighetstester och manuell granskning av kritiska flöden. Testresultat ska kunna redovisas på begäran av kunden.

Uppdraget avser:

• att vara utvecklingspartner för Växjö kommuns, förbunds och bolags externa webbplatser, samt det kommunkoncerngemensamma intranätet och testmiljöer
• att projektleda webbprojektet tillsammans med en intern projektledare på Växjö kommun
• att projektleda utveckling av webbplatser i mindre team för respektive organisation
• att löpande utveckla och testa nya funktioner på webbplatserna, åtgärda eventuella felaktigheter samt finnas tillgänglig för support.

I detta ingår även att vara en långsiktig partner och ett strategiskt stöd för att uppnå syfte och effektmål för webbplatserna. Leverantören ska kunna omsätta insikter till lösningar som är begripliga, effektiva och tillgängliga för olika målgrupper.

Avropet avser såväl projektuppdrag som resursuppdrag.

Projektuppdrag
Kunden avser att påbörja en upphandling av CMS under Q1 2027, med ambitionen att merparten av webbplatserna (ca 2-5), såväl externa webbplatser som intranät, ska etableras i samma CMS. Uppdraget innebär därmed att samarbetet inleds innan ett eventuellt nytt CMS finns på plats. För projektuppdraget ska leverantören tillhandahålla en teknisk projektledare som ansvarar för projektledning av webbprojekten i samverkan med minst en intern projektledare hos kunden. Projektuppdraget beräknas pågå under 18-20 månader.

Resursuppdrag
Resursuppdraget omfattar löpande förvaltning och utveckling av kundens externa webbplatser och intranät för att uppnå syfte och mål för webbplatserna. Behovet av resursuppdrag förväntas bestå under hela avtalstiden.

Roller och kompetensnivåer - projektuppdrag
Kunden avropar följande roller och kompetensnivåer:

• Grafisk formgivare - 4
• Integrationsdesigner-  4
• Systemutvecklare, frontend - ≥4
• Systemutvecklare, backend - ≥4
• Teknisk projektledare - 4
• Testare - 4
• Tillgänglighetsexpert - 4
• Webbstrateg - 4

Roller och kompetensnivåer - resursuppdrag
Kunden avropar följande roller och kompetensnivåer:

• Grafisk formgivare - 4
• Integrationsdesigner - 4
• Projektledare - 4
• Systemutvecklare, frontend - ≥4
• Systemutvecklare, backend - ≥4
• Testare - 4
• Tillgänglighetsexpert - 4

Krav på konsulten

Konsulten ska garantera att kundens webbplatser efterlever kraven i DOS-lagen. Leverantören ska ha processer för releasehantering och produktionssättning, versionskontroll och roll-back vid incident. Rollfördelning mellan organisationerna behöver anges. All teknisk utveckling ska genomföras enligt kodstandard.

Leverantören ska ha en dokumenterad teststrategi, genomföra automatiserade tillgänglighetstester och manuell granskning av kritiska flöden. Testresultat ska kunna redovisas på begäran av kunden.

Grafisk formgivare, interaktionsdesigner/tillgänglighetsexpert, testare och systemutvecklare frontend/backend ska - förutom krav per roll - dessutom:

• alltid arbeta i testmiljö, om sådan finns, innan funktionen sätts i produktion
• genomföra noggrann testning innan en ny lösning (t.ex. uppdatering av funktion eller ny funktion) överlämnas till kunden. Vid större förändringar eller vid projekt, ska konsulten arbeta agilt med sprinttester som kunden får till sig, därefter åtgärda eventuella fel utifrån återkopplingen från kunden och lämna över acceptanstest för godkännande
• rätta, anpassa eventuella fel/rättningar och ansvara för driftsättning. Om det uppstår visuella regressioner eller fel i exempelvis funktioner och integrationer på grund av säljarens arbete ska leverantören snarast åtgärda felet
• följa de krav som omfattas av DOS-lagen, GDPR, lagen om elektronisk kommunikation och SDG-förordningen
• vara insatt i respektive organisations policydokument som ska tillämpas i webbarbetet

KOMPETENSNIVÅ

Kompetensnivå 4:
• Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom området.
• Erfarenhet – har som konsult deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.
• Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp
• Självständighet – mycket stor

TID / OMFATTNING / PLACERING

Projektuppdrag: Utförandet sker delvis på plats för projektledaren och webbstrategen, i övrigt helt på distans.
Resursuppdrag: Utförandet sker helt på distans.

Avtalet beräknas träda i kraft 2026-10-01 och gälla t.o.m. 2030-09-30. Från att avtalet har löpt i 18 månader, har kunden möjlighet att säga upp avtalet med sex (6) månaders uppsägningstid.

Avropet omfattar olika volymer för respektive uppdrag. Antalet timmar är uppskattat, det kan komma att bli fler och färre.

Volymen har delats upp i två (2) organisationsgrupper: Växjö Energi AB samt en övrig grupp bestående av Växjö kommun, Vidingehem AB, Växjö Fastighetsbolag AB och Värends Räddningstjänst. Angiven volym avser den sammantagna beräknade volymen för projektet och baseras på antagandet att kunden genomför ett byte av CMS. I händelse av att kunden inte genomför ett byte av CMS finns ändå ett stort utvecklingsbehov av kundens befintliga webbplatser. Volymen blir lägre än angivet nedan, men avsevärt större än angiven volym för resursuppdraget.

Rollfördelning mellan organisationerna behöver anges.

ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM

Leverantören ska tillhandahålla ett ärendehanteringssystem där respektive organisation får till gång till användarkonton.

Följande ska uppfyllas:

• Systemet ska tilldela varje registrerat ärende ett unikt ärendenummer.
• Kunden ska kunna registrera ärenden dygnet runt (24/7).
• Kunden ska kunna ange prioritet för varje enskilt ärende.
• Kunden ska kunna kategorisera ärenden, exempelvis i kategorierna ”bugg”, ”incident”, ”utveckling”, ”uppgift” och ”fråga”.
• Kunden ska ha tillgång till samtliga sina avslutade ärenden.
• Systemet ska visa leverantörens uppskattade tidsåtgång per ärende samt faktiskt nedlagd tid.
• Systemet ska visa leverantörens planerade leveransdag för respektive ärende eller uppdrag.
• Systemet ska visa aktuell status för varje ärende, exempelvis "pågår", "avslutad".
• Kunden ska ha tillgång till en samlad översikt över samtliga sina ärenden, strukturerade per organisationstillhörighet
• Systemet ska möjliggöra dialog kring ärenden samt skicka notifieringar via e-post till ärendets ägare vid uppdateringar.
• Systemet ska möjliggöra export av information för enskilda ärenden till allmänt förekommande filformat, såsom PDF eller Word.
• Kundens ärenden ska endast vara tillgängliga för Kunden och av Kunden utsedda användare.

Leverantören ansvarar för att kundens data inte blir tillgängliga för obehöriga.

ORGANISATION OCH BEMANNING

Leverantören ska lämna en sammanhållen beskrivning av sin verksamhet och hur uppdraget avses att organiseras och bemannas. Beskrivningen ska vara tydlig, konkret och kopplad till efterfrågade krav.

METOD OCH GENOMFÖRANDE

Leverantören ska lämna en sammanhållen beskrivning av hur uppdraget praktiskt genomförs för att säkerställa hög kvalitet i leveransen. Beskrivningen ska vara tydlig, konkret och kopplad till de krav som framgår.