Uppdragsbeskrivning

Sundsvalls kommun söker en (1) resurs för att leda vårt arbete med att flytta e-posten från Exchange on-prem till Exchange online. Vi söker en senior resurs med mycket god kunskap av liknande projekt i komplexa organisationer.

Detta är ett renodlat projektlednings- och förändringsledningsuppdrag. Den tekniska kompetensen finns inom beställarens organisation. Projektledarens uppgift är att säkra att människorna och verksamheterna är redo och att migreringen genomförs enligt kommunicerad och förankrad plan som projektledaren tar fram. Uppdraget kräver hög social kompetens, strukturerat arbetssätt och erfarenhet av att driva förändring i komplexa organisationer med många intressenter. Konsulten ska kunna kommunicera på mottagarens villkor och fungera som tolk mellan IT och verksamhet, oavsett mottagarens tekniska förkunskaper.

Övergripande projektuppgifter

• Projektplanering: Upprätta och löpande uppdatera projektplan med tidsplan, förvaltningsordning och milstolpar mot Q2 2027-målet.
• Prioriteringsordning: I samråd med objektledaren och verksamheten avgöra vilka förvaltningar som migreras först baserat på beredskap, storlek och verksamhetskritikalitet.
• Backlogghantering: Hålla backloggen aktuell och kommunicera löpande med berörda team om kommande leveranser.
• Riskhantering: Identifiera och hantera risker löpande, särskilt förvaltningar med integrationer, känslig verksamhet eller begränsade servicefönster.
• Statusrapportering: Löpande rapportering om projektets framdrift.
• Kommunikationsplan: Upprätta och underhålla kommunikationsplan samt FAQ och utbildningsmaterial.
• Utbildningsplanering: Framtagande av målgruppsanpassade utbildningsplaner.

Gränssnitt mot interna roller

• Objektledare (M365): Strategiskt ansvar. Projektledaren rapporterar löpande och stämmer av prioriteringsordning.
• IAM-teamet (Entra ID/AD): Utför teknisk migrering på beställning från projektledaren. Projektledaren säkerställer att beställningar är kompletta och välplanerade.
• Exchange-ansvarig: Hanterar Exchange on-prem och Online under övergången. Projektledaren koordinerar migreringsfönster.
• Purview/informationsklassning: Projektledaren leder etableringen av klassningsetiketter.
• Superusers: Lokal nyckelperson per förvaltning. Projektledaren identifierar lämplig person och säkerställer att de nås av utbildning.

Milstolpar

• Projektplan, kommunikationsplan och prioriteringsordning fastställd
• Första förvaltningar initierade och kartläggning påbörjad
• Purview klart
• Flertalet förvaltningar migrerade (ambitionsmål)
• Samtliga förvaltningar migrerade (och utpekade bolag), ingen on-prem Exchange kvar (krav) – Q2 2027
• Erfarenhetsåterföring och slutrapport

Avgränsningar

• Teknisk konfiguration, drift eller felsökning av Exchange Online eller migreringsverktyg.
• Systemadministration i Microsoft 365-miljön.
• Upphandling av tredjepartslösningar eller licenser.
• Förvaltningar som av tekniska skäl inte kan slutföra migrering inom tidsramen – hanteras separat av uppdragsgivaren.

TID / OMFATTNING / PLACERING

Beräknad omfattning är 50% av en heltid.
Planerad start på uppdraget är: 2026-10-12
Uppdraget är planerat att pågå till: 2027-06-30

Konsulten ska arbeta fysiskt på plats hos Beställaren (Digitalisering och IT, Sundsvalls kommun) minst 90% av uppdragets omfattning per vecka. Konsulten ska med kort varsel (senast dagen efter) kunna inställa sig på arbetsplatsen

REFERENSUPPDRAG

Anbudsgivaren ska bifoga referensuppdrag som genomfördes senaste fem (5) åren och styrker offererad resurs erfarenhet enligt denna kravspecifikation. Referensuppdraget ska bestå av att leda IT-relaterade förändringsprojekt i komplexa organisationer likt Beställarens med många intressenter.

Med referensuppdrag avses ett dokument per uppdrag som minst innehåller:

• Kund/uppdragsgivare.
• Kontaktperson hos kund samt telefonnummer eller e-postadress.
• Uppdragsperiod (från–till, år/månad).
• Omfattning i timmar eller motsvarande.
• Konsultens namn.
• Beskrivning av uppdraget samt konsultens roll och aktiviteter i det, tillräckligt detaljerad för att kunna bedömas mot de skakrav som referensuppdraget åberopas för.

INTERVJU

Offererad resurs ska vara tillgänglig för en eventuell intervju under vecka 38–39. Intervjun beräknas ta cirka en timme och genomförs primärt på plats hos beställaren, då detta ger bäst förutsättningar för en allsidig bedömning av resursen. Om synnerliga skäl föreligger kan intervju undantagsvis genomföras via videolänk.

Anbudslämnaren är medveten om och accepterar att en intervju på distans kan försvåra beställarens möjlighet att göra en fullständig bedömning av resursen, och att detta kan påverka utvärderingen negativt jämfört med en intervju genomförd på plats.