Uppdragsbeskrivning

Inköps- och upphandlingsförvaltningen (INK) i Göteborgs Stad har i uppdrag att vara inköpscentral för förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad och för samverkanskommuner inom Göteborgsregionen. Samverkanskommunerna har möjlighet att medverka som avropsberättigade på vissa av de gemensamma avtal som INK tecknar.

Idag används flera olika systemstöd för hanteringen och det är också en hög manuell hantering av dataöverföring mellan olika system. I de upphandlingar där det är möjligt för våra samverkansparter att anmäla intresse för att medverka som avropsberättigade på avtalet, skickas ett standardutskick ut från HelpDesk där de ska svara JA eller NEJ på om de vill vara med. Dessa svar registreras sedan manuellt i ett inriktningsdokument som lagras ihop med avtalet i Kommers. Avtalsinformation förs senare över till ett systemstöd där avtalsredovisningen hanteras dels genom export och dels genom manuell hantering. Vidare läggs leverantörsinformation också upp i Agresso (Unit4).

Det finns ett behov av en modern, digital och rättssäker lösning för hantering av anmälan och avanmälan för samverkansparterna som kan jacka i processen för hantering av provision. Lösningen ska stödja både INK:s interna processer och samverkanskommunernas behov av enkel, tydlig och korrekt hantering av sin medverkan i ramavtal. spårbarhet och effektiv hantering.

Syftet är att ta fram ett förslag på en digital lösning som möjliggör enkel, säker och spårbar anmälan och avanmäla av samverkanskommuners medverkan i ramavtal.

Övergripande mål är att en digital lösning förväntas:
• bidra till…en mer effektiv, transparent och rättssäker hantering av samverkanskommunernas medverkan i ramavtal, där både INK och kommunerna har tillgång till aktuell, spårbar och tillförlitlig information vid varje givet tillfälle
• genom att… ta fram ett förslag på en digital lösning som möjliggör enkel, säker och spårbar anmälan och avanmälan av samverkanskommuners medverkan i ramavtal

Leveransen består av en förstudie som utreder vilka möjligheter det finns att ta fram en digital lösning som möjliggör enkel, säker och tillgänglig anmälan och avanmälan av
samverkanskommuners medverkan i ramavtal. Den föreslagna lösningen ska omfatta utveckling av ett användarvänligt gränssnitt för samverkanskommunerna, ett administrativt gränssnitt för Inköps- och upphandlingsförvaltningen samt funktioner som säkerställer spårbarhet, historik och tydlig överblick över vilka parter som är avropsberättigade vid varje givet tillfälle.

Lösningen ska så långt som möjligt utformas i, eller integreras med, de verksamhetssystem som Inköps- och upphandlingsförvaltningen redan använder idag, som:
• HelpDesk,
• Avtalsredovisning,
• Kommers,
• Datalager (SQL Server) och
• rapportbibliotek (Power BI)
för att säkerställa effektiv hantering, minskad dubbeladministration och god datakvalitet. Lösningen ska synka med hanteringen av leverantörernas provisionsredovisning.

Uppdraget innefattar inte implementering, drift eller långsiktig förvaltning av lösningen, och omfattar inte heller utveckling eller förändring av befintliga verksamhetssystem utöver nödvändiga integrationspunkter

Arbetet leds av intern uppdragsledare på Inköps- och upphandlingsförvaltningen och genomförs av en extern konsult som ansvarar för att utveckla den digitala lösningen i nära dialog med verksamheten. Konsulten arbetar iterativt med täta avstämningar för att säkerställa att lösningen uppfyller kraven på enkelhet, säkerhet, spårbarhet och tillgänglighet, samt att den så långt som möjligt kan byggas i, eller integreras med, befintliga verksamhetssystem.

Medarbetare från relevanta delar av verksamheten och representanter från samverkanskommunerna kan komma att involveras vid behov, exempelvis i workshops, tester eller avstämningar. Uppdragsledaren ansvarar för koordinering och intern förankring. Fortsatt hantering, implementering och förvaltning hanteras inom det ordinarie linjearbetet.

KOMPETENSNIVÅ

Nivå 3: Uppnås normalt efter 4-8 år.
Kunskap - hög kompetens inom aktuellt kompetensområde (roll)
Erfarenhet - har deltagit i flertalet uppdrag inom aktuellt kompetensområde (roll) och genomfört uppdragen med hög kvalitet. Anses vara förebild för andra konsulter på lägre nivå
Ledning - kan ansvara för kompetensområde (roll) och leda mindre grupper och andra konsulter på lägre nivå. Har genomfört uppdrag med god kvalité
Självständighet - arbetar självständigt som konsult inom aktuellt kompetensområde (roll).

TID / OMFATTNING / PLACERING

starttid 1 juni 2026

sluttid 30 juni 2026

antal timmar max 160, ange hur många timmar ni bedömer att uppdraget tar

Arbetet med framtagandet av den digitala lösningen genomförs under Q2, 2026. Uppdraget ska resultera i en färdig lösning som kan tas vidare för implementering i linjen i anslutning till att de nya samverkansavtalen förankras och hanteras inför 2027. Eventuella beslut om vidareutveckling, teknisk implementering eller upphandling hanteras därefter inom ramen för linjearbetet.