Uppdragsbeskrivning

Borås Stad ska i ett projekt (M365-projektet) utveckla den digitala arbetsplatsen genom en migrering från Exchange on-prem till Microsoft 365. Projektet ska implementera Exchange online, Teams, Sharepoint, Onedrive och Microsoft 365. M365-projektet omfattar inte införande eller aktivering av ny funktionalitet som ingår i M365-sviten såsom avancerade samarbetsverktyg, automatiseringstjänster eller AI-baserade funktioner.

Projektet, som sker i samarbete med en partner, omfattar alla tekniska aktiviteter som krävs för att flytta data och konfigurera den nya miljön samt förändringsledning och utbildning till användare. I M365-projektet ingår också kartläggning av lagringsytor/filresurser hos samtliga förvaltningar i staden.

Borås Stad efterfrågar konsultstöd som vid sidan av M365-projektet leder och samordnar arbetet med informationshantering och regelverk i ett separat projekt.

I Borås Stad pågår parallellt ett införande av Säker digital kommunikation (SDK) med en plattform som också omfattar Säkra meddelanden, Säker fax och Säkra videomöten.

Beskrivning av uppdraget:
Uppdraget handlar om att i ett projekt leda och samordna arbete med:

• Att ur ett informationsförvaltningsperspektiv ta fram beslutsunderlag, rutiner, vägledningar och beskrivningar som möjliggör att organisationens 365‑projekt kan omsätta stadens informationsförvaltningsbehov till ett regelverk som styr konfiguration och användning av molntjänsten utifrån befintlig licensnivå.

Det innefattar bland annat att:

• Genomföra av risk- och konsekvensbedömningar för beslut om vilken av organisationens information som ska migreras och hanteras i molntjänsten.
• Ge vägledning till organisationen, genom exempelvis styrdokument och rutiner, kring hur information (filer etc.) på nuvarande lagringsytor ska hanteras inför migrering.
• Bedöma behov av, och genomföra konsekvensutredningar avseende dataskydd, för att säkerställa regelefterlevnad i samband med flytten till molntjänsten.
• Utarbeta arbetssätt och processer för hur organisationen ska arbeta med samarbetsytor och personlig lagring i molntjänsten (Sharepoint, Onedrive och Teams).
• Definiera, beskriva och fastställa hur dokument ska skapas/upprättas/diareföras/lagras/gallras/bevaras i anslutning till molntjänsten med särskild hänsyn till organisationens roll som offentlig verksamhet och de krav som därmed följer.
• Omhänderta organisationens informationssäkerhetsregelverk i den nya molnmiljön genom att ta fram säkerhetskrav kring informationsförvaltningen i tjänsten (krypteringsnivåer, åtkomstkontroller och loggning etc.)
• Ta fram funktionella krav för samarbete, versionshantering och mobil åtkomst till information i molntjänsten.
• Utreda hur organisationen ska arbeta vidare med governance och compliance i molntjänsten efter migreringen.

I uppdraget ingår att säkerställa att resultatet från ovanstående punkter omhändertas i M365-projektet. Det krävs även samordning med projektet för Säker digital kommunikation (SDK).

I uppdraget ingår, utöver ovan beskrivna leveranser i form av beslutsunderlag, vägledningar, rutiner och övrigt beskrivande material, även att löpande dokumentera arbetet genom sedvanlig projektdokumentation.

Arbetet kommer ske i nära samverkan med projektledare i angränsande
M365- projekt samt flera specialistfunktioner såsom exempelvis jurist, informationssäkerhetsspecialist, CISO, arkivarie, dataskyddsombud, M365-specialist och nämndsekreterare samt vissa funktioner hos stadens förvaltningar.

KOMPETENSNIVÅ

Kompetensnivå 4:
• Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom området.
• Erfarenhet – har som konsult deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.
• Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp
• Självständighet – mycket stor

TID / OMFATTNING / PLACERING

Kontraktstid 2026-12-31, med möjlighet till förlängning. Önskad kontraktsstart är 1 april

Omfattningen bedöms vara heltid under 2026. Behov kan kvarstå under 2027 och beställare önskar därför en option för förlängning. Beställaren ska senast 2026-09-30 meddela om option kommer nyttjas och till vilken omfattning

Uppdraget utförs i Borås, i kombination med utförande på distans upp till 50 %. Omfattning på distansarbete kan variera under avtalstiden. Överenskommelse om distansarbete sker i dialog med beställare under uppdragets genomförande

Kontraktstid 2026-12-31, med möjlighet till förlängning. Önskad kontraktsstart är 1 april

REFERENSUPPDRAG

Konsulten/konsulterna ska ha erfarenhet av ett liknande uppdrag. Detta styrks genom att ramavtalsleverantören till anbudet bifogar en beskrivning av ett motsvarande uppdrag. Följande uppgifter ska framgå:

• Beskrivning av referensuppdrag
• Uppdragsgivare
• Kontaktperson hos uppdragsgivare
• Telefonnummer till kontaktperson
• E-postadress till kontaktperson

För att kontrollera att angivna uppgifter är korrekta kan referenten komma att kontaktas via e-post eller telefon. Referenten ska vara vidtalad.

INTERVJU

Borås Stad beräknar att intervjuerna kommer att genomföras på distans 2026-03-16 – 2026-03-18. Offererad konsult ska vara tillgänglig för intervju vid dessa dag.

Tidsram för intervjun:

• 10 min – Konsulten får presentera sig
• 50 min – Intervjufrågor

Intervjufrågorna kommer att baseras på de krav och mervärden som ställts kopplat till kompetens och erfarenhet.