Uppdragsbeskrivning

Syftet med denna RFI är att undersöka möjligheterna att anskaffa ett nytt lönesystem och Regeringskansliet vill i detta skede veta vad det finns på marknaden.
Notera att det är viktigt för Regeringskansliet att data behandlas inom EU/EES och att PUB-avtal är nödvändigt. För molntjänster gäller speciella krav som specificeras i upphandlingsunderlag.

Se lista nedan för funktioner som är intressanta för Regeringskansliet.

Modernt standardsystem som stödjer UM personal- och löneadministration för LOK både vid lokal och central löneprocess.
Möjlighet att hantera över 100 separata redovisningsenheter (en per UM) i en gemensam systemuppsättning för att administrera personal och löner på utlandsmyndigheter.
Hantering av anställningsuppgifter, exempelvis registrera personnummer eller samordningsnummer.
Belopp i anställningsavtal kan rapporteras i lokal valuta (betalvaluta) med minst 9 decimaler.
Möjlighet att registrera två medborgarskap för varje anställd, vilket bl.a. ska används vid beräkning av pensionspremie för inbetalning lokalt UM och/eller till Statens tjänstepensionsverk.

Möjlighet att sätta upp Regeringskansliets avtal L-LOK, med anställningsvillkor för lokal personal vid utlandsmyndigheter samt även:
-En kombination av olika lokala lagstadgade avgifter och skatter (i vissa fall SPV-premie) för LOK som inte är svenska medborgare.
-En kombination av svenska lagstadgade avgifter (SPV-premier, Trygghetsstiftelsen, SLP Särskild löneskatt och arbetsgivaravgifter) för svenska medborgare.

Löneartskatalogen skall kunna anpassas av kunden efter de olika ländernas regler och beräkningsgrunder.
Hantera inläsning av valutafil från Riksbanken eller levererad av RK med ca. 50 valutor, med minst 6 decimaler, som används tills nästa inläsning. (1 valutafil per månad)
Spara historiska valutakurser, för att möjliggöra beräkningar med tidigare växelkurser.
Rapporterade belopp i lokal valuta skall omgående räknas om och sparas även enligt aktuell kurs i SEK.
Funktion för att importera färdigberäknade lönepåverkande händelser inkl lokala avgifter, skatter och ev. pensionspremie, från lokala UM-system, enligt fastställa filformat.
Semesterlöneskuld för alla LOK skall bokföras i SEK.
Kalenderfunktion som hanterar lokala helgdagar och arbetsscheman.
Möjlighet att presentera rapporter per UM i lokal valuta och SEK, med val av valutaalternativ innan rapport genereras.
Rapporter ska kunna tas fram för specifik redovisningsenhet (UM) eller sammanställas för alla UM.
Möjlighet till självservice för medarbetare att registrera lönepåverkande händelser så som sjukfrånvaro, semester, reseutlägg m.m.
Enkelt och intuitivt användargränssnittet, särskilt för personal som inte är svensktalande eller saknar erfarenhet av löneadministration, för att underlätta vid nyanställningar och löpande rapportering.
Användardialogen i systemet ska kunna vara valbar för svenska och engelska, vilket även ska styras på ex. vis texter för lönearter m.m.

Regeringskansliet har för detta ändamål tagit fram ett frågeformulär (se avsnitt 2 nedan samt bilaga 1 Frågeformulär). Genom att besvara frågorna i formuläret kan de ramavtalsleverantörer som är intresserade delta i denna RFI.

ID: FA2025/00608

Ramavtal: Kammarkollegiet - Programvaror och tjänster - Programvarulösningar (23.3-8027-21)