2025-05-12
RFI - Digitalt attestregister
Ansökningar utvärderas löpande.
Uppdragsbeskrivning
Huddinge kommun planerar att genomföra en förnyad konkurrensutsättning inom Addas IT-konsultavtal. Syftet är att upphandla en helhetslösning för ett digitalt attestregister, där systemet utvecklas för kommunen och driftas i vår egen IT-miljö.
För att säkerställa att kravställningen är relevant och marknadsanpassad genomför vi denna marknadsundersökning.
Vår önskan:
Huddinge kommun vill skapa ett sökbart digitalt attestregister som möjliggör att vi ständigt har ett uppdaterat register över vem som får beställa varor och godkänna ekonomiska transaktioner i kommunens namn samt vem som godkänt dessa rättigheter och till vilka belopp. Registret ska även innehålla attestanternas namnteckningsprov så vi på ett enkelt sätt kan söka fram dessa. Registret ska möjliggöra årlig kontroll av attest- och beställarrättigheter. Godkännande och registrering av registerposter ska vara spårbart. Det ska krävas inloggning för att godkänna registerposter. Behovet av ett digitalt attestregister utgår från kommunens nya attestregelverk. Regelverket kräver att förvaltningarna upprätthåller ordnade och uppdaterade förteckningar över alla attestanter och beloppsgränser samt att årlig kontroll utförs för att säkerställa riktigheten i förteckningen.
Kort om behovet:
Kommunen behöver ett digitalt attestregister som:
- Är hierarkiskt ordnat och sökbart
- Har ett webbaserat gränssnitt för registrering och administration
- Stödjer flera användarroller (chef, systemadministratör, ekonomiadministratör)
- Uppfyller kommunens reglemente och krav på informationssäkerhet
- Utvecklas av leverantör men driftas, ägs och förvaltas av kommunen
Vi välkomnar era svar på följande:
- Har ni erfarenhet av att leverera liknande helhetslösningar till offentlig sektor där kunden själv står för ägande och drift?
- Hur skulle ni föreslå att en sådan lösning utvecklas och överlämnas till kund (inkl. dokumentation, teknisk plattform, installationsstöd)?
- Vilka tekniska lösningar rekommenderar ni för ett register som ska driftas i kommunal IT-miljö?
- Har ni synpunkter på tabellen nedan med våra behov, skulle något av dessa behov vara svåra eller omöjliga att uppfylla? Skulle något av behoven vara extra kostnadsdrivande? Har vi missat något relevant behov för att fånga det vi önskar?
Svaren är inte bindande, men kommer att fungera som underlag inför utformningen av upphandlingsunderlaget.
1 | Behov | Vem/vad/roller (chef, systemadmin, ek.admin, revisorer) | Vad fyller behovet för funktion? |
1 | Tillhandahålla ett hierarkiskt ordnat register över kommunens attestanter och beloppsgränser. | Reglementet | Uppfyller vårt regelverk |
1.1 | Registret måste ha ett användarvänligt gränssnitt som gör det enkelt för chefer och systemadministratörer att ange och ändra attesträttigheter. | Användare Chef, ekonomiadministratörer och systemadministratörer | Enkel användning |
1.2 | Registret måste ha en funktion som tillåter chefer att ange ersättare för att säkerställa att processen för att hantera attesträttigheter kan fortsätta även om den ursprungliga behöriga personen inte är tillgänglig. | Användare Chef | Lösa frånvaro |
1.3 | Registret ska vara sökbart | Användare och revisorer | Kontroll och information |
1.4 | Registret ska kunna skicka melj om årlig kontroll eller varningar till rätt person i hierarkin. | Reglementet | Årlig kontroll enligt regelverk |
1.5 | Registrering in i registret ska ske via ett webgränsnitt. | Användare Chef, ekonomiadministratörer och systemadministratörer | Enkel användning |
2 | Registret måste ha en säker autentiserings- och signeringprocess för att säkerställa att endast behöriga personer kan ange och ändra attesträttigheter. | Reglementet | Uppfyller vårt regelverk |
2.1 | Registret måste ha en funktion för loggning och rapportering av alla ändringar som görs i systemet. Vem och när är det ändrat. | Reglementet | Uppfyller vårt regelverk |
2.2 | För att en godkänd attestant ska läggas till i registret krävs signatur av godkännaren. | Reglementet | Uppfyller vårt regelverk |
3 | Registret måste kunna integreras med befintliga system som Proceedo, ERP, AD och datalagret för att säkerställa att data är korrekt och uppdaterat. | Reglementet | Uppfyller vårt regelverk |
3.1 | Registret ska kunna med automatik skicka uppdateringar om nyregistreringar och ändringar till Proceedo | Användare systemadmin i Proceedo | Enkel användning |
3.2 | Registret ska kunna varna för att attestanters/beställares/granskares anställning upphört eller förändrats i anställningsregistret. | Reglementet | Håller ordning på att det är rätt användare |
3.3 | Registret ska kunna hämta uppgifter från kommunens anställningsregister | Användare | Underlättar registrering |
3.4 | En bild på namnteckningsprover ska kunna kopplas till en attestant i registret. Dessa finns förnärvarande i datalagret. | Användare (ek. administratör) | Att säkerställa manuella (icke digitala) attester |