2025-08-07
RFI Digitalt projektverktyg
Uppdragsbeskrivning
Vi söker nu efter en partner att svar med på Malmö stads RFI angående ett digitalt projektverktyg. Malmö stads enhet Markanläggning vill effektivisera sina arbetsflöden för planering, kalkylering, fältrapportering, dokumenthantering, arbetsmiljö, kommunikation och uppföljning. De nuvarande lösningarna som bygger på Excel, Bluebeam, SharePoint och Office Forms är inte integrerade, vilket leder till dubbelarbete, personberoende och bristande översikt.
Syftet med denna RFI är att undersöka vilka digitala projektverktyg som finns tillgängliga på marknaden och som kan stödja och effektivisera arbetsflöden för planering, kalkyl, fältrapportering, dokumenthantering, arbetsmiljö, kommunikation och uppföljning.
Övergripande behov
Det eftersökta systemet bör:
- Vara molnbaserat och mobilanpassat (för mobil och surfplatta, även offline)
- Hantera projektplanering, resursstyrning, kalkylering, dokumentation och kommunikation
- Vara användarvänligt för både yrkesarbetare och projektledare
- Tillåta tillfälliga användarkonton för t.ex. underentreprenörer
- Ha stöd för AMA Anläggning i kalkyl och egenkontroller
- Erbjuda mallar för arbetsmiljöplaner, riskbedömningar, arbetsberedningar och skyddsronder enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter
Funktionella krav
Projektstyrning
- Tidsplanering med Gantt-schema, beroenden och milstolpar
- Projektöversikt med KPI:er för tid, kostnad, framdrift
- Resursplanering för personal och maskiner
Kalkyl
- Integrerad kalkylmodul enligt AMA Anläggning
- Stöd för egna prislistor (projektunika och globala)
- Kalkyltyper: budget, offert, produktion, ÄTA
- Möjlighet att skapa, återanvända och dela kalkylmallar
- Export till Excel och/eller PDF
- Meriterande: stöd för mängdavtagning från DWG eller PDF
Fältstöd (mobilapp)
- Dagbok (med enkel redigering, notifieringar)
- Möjlighet att logga avvikelser, checklistor och arbetsorder
- Automatisk koppling av egenkontroller till rätt datum i dagbok
- Ritningshantering i mobil: visning, mätning, markering, versionshantering
- Digital signering av arbetsberedningar i mobilen
Dokumenthantering
- Central åtkomst till arbetsmiljöplan, rutiner, tillstånd och instruktioner
- Dokument och mallar ska vara sökbara och tillgängliga offline
- Förifyllda mallar för egenkontroller enligt AMA
- Koppling mellan dokument, dagbok och arbetsmoment
Utbildningar och behörigheter
- Ladda upp utbildningsbevis och certifikat per användare
- Koppla utbildningar till roller eller arbetsmoment
- Systemet ska visa behörighetsstatus och meddela när certifikat löper ut
Kommunikation
- Kommentarer direkt i uppgifter eller dokument
- Notifieringar och loggade godkännanden
- Stöd för dialog mellan kontor, fält, beställare
Teknisk funktionalitet
- Webbaserat gränssnitt och mobilapp (iOS/Android)
- Integration med vårt ekonomisystem, EKOT(meriterande)
- Möjlighet att koppla systemet till externa databaser och API:er (t.ex. följesedlar, arbetsorder)
- Stöd för import/export av DWG, PDF, Excel
- GDPR-säker hantering av personuppgifter
- Svensk support och datalagring inom EU
- Offline-funktionalitet i app
- Rollbaserad åtkomst och användarhantering
- Versionshantering av dokument och ritningar
- Hög tillgänglighet och skalbarhet
Vi ber er svara på följande:
- Kort beskrivning av er lösning och målgrupp
- Vilka av ovanstående funktioner stöds fullt ut, delvis eller inte alls?
- Beskriv licensmodell och ungefärlig kostnad för 8 användare, användare/månad
- Referenser från liknande kunder (offentlig sektor eller markentreprenad)
- Hur ser er support och implementeringsprocess ut?
Ramavtal: Adda Inköpscentral AB - Programvaror och molntjänster 2023 (10595)