Uppdragsbeskrivning

Om intressant att besvara denna RFI: återkom med svar till ramavtal@chas.se med besvarade frågor (se nedan) i separat dokument

FOI har inte någon skyldighet att genomföra ett avrop i anslutning till eller efter en RFI. Någon ekonomisk ersättning utgår inte vid deltagande i en RFI.

FOI planerar att upphandla konsulttjänster för att etablera en sammanhållen, lokal miljö (onpremises) för projekt- och portföljhantering (PPM). Lösningen ska baseras på Microsoft Project Server SE och Microsoft SharePoint Server SE.

Syftet med denna RFI är att inhämta information från ramavtalsleverantörerna gällande teknisk expertis, erfarenhet av liknande on-premises-miljöer samt beprövade metoder för konfiguration och verksamhetsnära metodstöd. Svaren kan komma att utgöra ett underlag för utformningen av eventuellt kommande avrop från ramavtalet.

Teknisk miljö: FOI har fattat ett strategiskt beslut att lösningen ska baseras på MS Project Server och MS SharePoint Server samt att köra lösningen lokalt (on-premises) på grund av säkerhetsskäl.
Intern kompetens: FOI:s IT-personal har kompetens inom Windows, AD, nätverk, SQL, internt ekonomisystem, IT-säkerhet m.m. Enbart grundläggande kompetens inom MS SharePoint och MS Project finns.
Nuvarande verktyg: Idag hanteras resursplanering och portföljstyrning på olika sätt i organisationen, t.ex. i Excel.

Mål:

• Att skapa en enhetlig centraliserad PPM-plattform baserad på MS Project Server SE och MS SharePoint Server SE, som stödjer chefer på samtliga avdelningar i att effektivt ta emot och hantera resursförfrågningar från enhetschefer och projektledare, samtidigt som det ger en tydlig översikt över personalens aktuella beläggning.
• Att PPM-plattformen ska ha automatiserade processer för minskat manuellt arbete samt ökad effektivitet och minskad risk för fel.
• Att myndighetens interna IT-personal ska öka sin kompetens under arbetets gång för att kunna förvalta PPM-plattformen, när den är implementerad.
• Att PPM-plattformen ska vara införd senast maj 2027.

Omfattning av framtida uppdrag
FOI ämnar driva projektet och tillhandahålla intern IT-personal, som installerar och konfigurerar med stöd från ramavtalsleverantörens konsulter och utifrån konsulternas design och rekommendationer. Arbetet planeras ske på plats i FOI:s lokaler i Kista samt via digitala möten.

Behovet i det framtida uppdraget är främst att:

• via workshop med referensgrupp samt möten med IT-personal få djupare förståelse för FOI:s behov/krav
• omsätta behoven till en centraliserad PPM-plattform med automatiserade processer
• dimensionera plattformen efter FOI:s behov
• automatisera processer/flöden
• sätta upp mallar, vyer, arbetsflöden m.m.
• skapa ledningsrapporter
• stötta och instruera FOI:s interna IT-personal under installation och konfiguration av plattformen
• skapa dokumentation i form av teknisk systembeskrivning samt utbildningsmaterial/lathundar och rollbeskrivningar för slutanvändare

Det framtida uppdraget förväntas omfatta följande tre huvudområden:
Arkitektur och Teknisk Konfiguration

• Designa arkitekturen utifrån FOI:s krav på prestanda, skalbarhet och säkerhet.
• Nyinstallation och teknisk konfiguration av MS SharePoint Server SE och MS Project Server SE i en on-premises-miljö.
• Integration med befintliga lokala system (t.ex. Active Directory, ekonomisystem).
• Säkerhetsdesign och behörighetsstyrning.

Konfiguration och Anpassning (PPM-funktionalitet)

• Uppsättning av projektmallar, arbetsflöden (workflows), anpassade fält och portföljvyer.
• Konfiguration av resurshantering.
• Skapande av ledningsrapporter och instrumentpaneler (dashboards).

Metodstöd och Förändringsledning

• Framtagning av lathundar, rollbeskrivningar och processer för hur verktyget ska användas i praktiken.
• Utbildning av nyckelanvändare.

RFI FRÅGOR

Leverantörsprofil och Erfarenhet

1. Har ni erfarenhet av att installera och konfigurera MS Project Server och SharePoint Server för portföljstyrning specifikt i on-premises-miljöer de senaste 5 åren?
2. Kan ni ge korta, anonymiserade exempel på liknande leveranser där ni kombinerat både teknisk IT-konfiguration och verksamhetsnära metodstöd (punktform räcker)?

Kompetens och Resurser

1. Vilka nyckelroller anser ni är kritiska för att ett sådant här projekt ska lyckas? Ge förslag på hur nyckelrollerna bäst ska organiseras sinsemellan?
2. Har ni konsulter med certifiering eller motsvarande kompetens i MS SharePoint Server och/eller MS Project Server?
3. Hur ser er tillgänglighet ut för denna typ av konsulter motsvarande nivå 3 respektive 4 eller annan nivå ni anser lämplig för uppdraget?

Metod och Implementation

• Beskriv kortfattat er rekommenderade metodik för en on-premises-implementering.

Prissättning och Kommersiella Modeller

1. Vilka prismodeller anser ni är mest ändamålsenliga för detta uppdrag? (T.ex. löpande räkning per timme, löpande räkning med tak, fast pris per fas, eller en kombination?)
2. Vilka är de största riskerna eller kostnadsdrivarna i denna typ av on-premisesprojekt som FOI bör ta höjd för vid budgetering?

Kontaktperson för RFI:svar

• Kontaktperson: [Namn och kontaktuppgifter för eventuella frågor]