Uppdragsbeskrivning

Bakgund

Västerviks kommun efterfrågar synpunkter och information inför planerat avrop på Addas avtal Programvaror och Molntjänster 2023.

Avropet föregås av en RFI (Request For Information). En RFI är ett sätt för Västerviks kommun att samla information inför framtagande underlaget till avropet.

Vid en RFI får ni möjlighet att lämna information om efterfrågade tjänster.

Västerviks kommun har ingen skyldighet att genomföra ett avrop i anslutning till eller efter en RFI. Någon ekonomisk ersättning utgår inte vid deltagande i en RFI.

Syftet med förfrågan är att ge Västerviks kommun information i förberedelserna och förutsättningar för att kunna skapa ett bra förfrågningsunderlag genom att tillvarata branschens erfarenheter, kunskaper och framtidsvisioner. Detta är en leverantörs tillfälle att lyfta frågor och synpunkter som man anser är av vikt för att en eventuellt kommande upphandling ska få ett bra resultat.

Västerviks kommun vill med denna RFI få en ökad kännedom om marknaden samt de tjänster som respektive leverantör har att erbjuda inom området Spendverktyg.

Spendverktyg

Vi på upphandlingsenheten i Västerviks kommun samverkar med totalt 6 kommuner (Högsby, Hultsfred, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby och Västervik), och dess kommunala bolag (ca 30), gällande upphandling och inköp. Vi är intresserade av ett spendverktyg där vi som upphandlingsenhet kan se samtliga sex kommuners, med tillhörande bolag, spend. Där vi kan analysera en enskild kommun men också se helheten för hela vår samverkan.  

Upphandlingsenheten genomför de sex kommunernas upphandlingar och administrerar avtalen. Idag används upphandlingsverktyget Mercell TendSign, tre av samverkanskommunerna har e-handelsverktyget Visma Proceedo. Övriga kommuner har olika ekonomisystem, exempelvis Aditro, Unit 4, Raindance.

Frågor

• Vilket/vilka system kan ni erbjuda?
• Har systemet en modul för Miljöspendanalyser?
• Kan man bygga ett eget kategoriträd?
• Hur många års indata läses in vid uppstart? Har ni några rekommendationer?
• Kan man får varningar i systemet för till exempel att man snart uppnår gränsen för avtalets takvolym?
• Är systemet uppbyggt på UNSPSC-koder? Vad används annars?
• Hur lång implementationstid beräknas för sex kommuner?
• Har ni referenskunder inom offentlig verksamhet? Kan ni presentera upplägg, införande samt resultat från 2 implementeringar inom de senaste 12 månaderna.
• Hur ser er prissättningsmodell ut?
• Ytterligare synpunkter som vi bör tänka på vid ett avrop