Uppdragsbeskrivning

Riksdagsförvaltningen undersöker förutsättningarna för att göra ett avrop inom ramavtalsområdet Informationsförsörjning (23.3-2649-2022) på en tjänst/verktyg för att producera och göra utskick av nyhetsbrev.

Riksdagsförvaltningen använder idag tjänsten/verktyget Apsis för detta ändamål, inom ett utgående avtal.

Det här är en s.k. RFI (request for information) där vi inför en eventuell kommande avropsförfrågan vill veta om det finns tjänster och verktyg hos er eller era underleverantörer som motsvarar våra grundläggande behov (se listan nedan).

Det här är alltså inte ett upphandlingsunderlag men era svar kan vara värdefulla för hur vi sen utformar ett avrop. Samtliga leverantörer på ramavtalet får samma behovsframställan och frågor.

Nedan beskrivs riksdagsförvaltningens grundläggande behov och frågan till er är:
Går det att avropa en tjänst av er som kan tillgodose behoven?

Om ja, vad heter verktyget/tjänsten?

Om det är delar i behovsframställan som inte kan tillgodoses eller om ni har frågor kring beskrivningen så kommentera gärna i anslutning till respektive punkt nedan.

 –

Behov av tjänst/verktyg

Produktion

• Med tjänsten ska det vara möjligt att skapa och spara mallar för olika nyhetsbrev och att kunna lägga till text, bild och länkar i nyhetsbreven.

Prenumeration och distribution

• Med tjänsten ska det vara möjligt att skapa och distribuera prenumerationslänkar för nyhetsbreven.
• Prenumeranter ska kunna bekräfta att de vill prenumerera, innan en prenumeration för en e-postadress startas.
• Prenumeranter ska via länkar i nyhetsbrev kunna säga upp prenumerationen på nyhetsbrevet.
• Tjänsten ska samla e-postlistor med prenumeranter för respektive nyhetsbrev.
• Med tjänsten ska det vara möjligt att distribuera nyhetsbrev till prenumeranter manuellt vid en tidpunkt eller enligt ett schema satt på förhand.

API

• Tjänsten ska ha stöd för att via api ta emot underlag till nyhetsbrev.
• Underlaget ska kunna vara i html-format och tas emot från riksdagen.se.
   

Domäner och avsändare

• Tjänsten ska kunna distribuera prenumerationslänkar och nyhetsbrev där det framgår tydligt att källa och avsändare är sub-domäner till riksdagen.se

Volym för utskick och prenumeranter

• Tjänsten ska medge att göra minst 100 utskick per månad.
• Tjänsten ska medge att hantera upp till 100 000 prenumeranter.
• Tjänsten ska medge att hantera minst 100 prenumerationslistor.

Statistik.

• Riksdagsförvaltningen ska löpande kunna se användarstatistik för tjänsten, över till exempel hur många som prenumererar på respektive nyhetsbrev och hur många som klickar på länkar i nyhetsbrev.

Förnyelse av licenser

• Om tjänsten eller verktyget förutsätter en licens så ska den gå att förnya och användas över minst fyra år.

Informations- och IT-säkerhet

• Tjänsten ska kräva autentisering för administratörers åtkomst till tjänsten.
• Utskick till prenumeranter ska kunna ske på ett sådan sätt att det är tydligt att avsändaren är riksdagsförvaltningen och att domän- och avsändaradress inte svartlistas av internetleverantörer och mottagande organisationer.
• Hanteringen och lagringen av uppgifter kopplat till prenumerationer ska kunna ske i enlighet med GDPR
• Hanteringen och lagringen av uppgifter kopplat till administrationen av tjänsten ska kunna ske i enlighet med GDPR

Support och underhåll

• Verktyget ska ha en tillhörande supporttjänst, som kan stötta vid exempelvis uppgradering och felsökning. Support och information om tjänsten ska vara på svenska.

Typ av tjänst

Beskriv hur tjänsten driftas. Är det exempelvis en molntjänst, en hybrid eller en tjänst som kunden kan installera, använda och uppdatera i sig egna IT-miljö?