Uppdragsbeskrivning

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet ska organisatoriskt övergå till Upphandlingsmyndigheten den 1 januari 2027. Övergången medför behov av att långsiktigt säkerställa processer och systemstöd för försäljningsredovisning och fakturering av ramavtalsleverantörer (försäljningsredovisningsprocess). Upphandlingsmyndigheten har outsourcat sin ekonomiadministration till Statens servicecenter (SSC). I och med samgåendet behöver Upphandlingsmyndigheten ta fram en ny modern, effektiv och robust lösning för försäljningsredovisningsprocessen.

Statens inköpscentrals flöde är verksamhetskritiskt och omfattar bland annat uttag av administrativ avgift, mottagning och validering av försäljningsredovisning, omvandling till faktureringsunderlag samt fakturering i ekonomisystem.

Syftet med uppdraget är att ta fram en modern, effektiv och robust lösning för försäljningsredovisningsprocessen som:
• stödjer hela processen för försäljningsredovisning
• minimerar manuella moment och felkällor
• säkerställer efterlevnad av lagar, regelverk och interna riktlinjer
• möjliggör god uppföljning, kontroller, rapportering och spårbarhet
• är skalbar och möjlig att vidareutveckla över tid

Leverantören ska i uppdraget leverera ett besluts- och implementationsunderlag innehållande följande delar:

• nulägesanalys,
• behovs- och kravanalys,
• alternativanalys med rekommendation, samt
• kostnads-, nytto- och riskbedömning inkl. rekommendation

Leverantören ska för genomförande av detta uppdrag tillhandahålla ett team bestående av 2-5 konsulter. Konsulterna ska sammantaget tillsammans uppfylla kompetenskraven avseende nedan listade konsultroller/kompetensnivåer, i enlighet med vad som krävs av respektive konsultroll/kompetensnivå i ramavtalet. Detta innebär att en konsult kan inneha kompetens gällande en eller flera konsultroller som listas nedan.

• Verksamhetsarkitektur (Område Arkitektur och utveckling) - Kompetensnivå 4 (20%)
• Lösningsarkitektur (Område Arkitektur och utveckling) - Kompetensnivå 4 (30%)
• Kravhantering/kravanalys (Område Verksamhetens IT-behov) - Kompetensnivå 4 (35%)
• Informationssäkerhetsexpertis (Område IT-säkerhet) - Kompetensnivå 3 (5%)
• IT-säkerhetsanalys/IT-säkerhetsstrategi (Område IT-säkerhet) - Kompetensnivå 3 (10%)

KOMPETENSNIVÅ

Nivå 3:
Kunskap – hög kompetens inom aktuell roll.
Erfarenhet – är en förebild för andra Konsulter på lägre nivå. Nivån uppnås normalt efter 4-8 års arbete inom aktuell roll.
Ledning – tar ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp.
Självständighet – kan arbeta självständigt.

Nivå 4
Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom aktuell roll.
Erfarenhet – har utfört komplexa uppdrag inom aktuell roll och genomför Konsulttjänst med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt efter 9-12 års arbete inom aktuell roll.
Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp.
Självständighet – mycket stor.

TID / OMFATTNING / PLACERING

Avtalet är giltigt i fyra (4) månader från och med att avtalet har undertecknats av båda parter (uppdragsstart).
Vid behov har Upphandlingsmyndigheten ensidig rätt att förlänga avtalet vid ett eller flera tillfällen, dock som längst med fyra (4) månader.

Uppdraget bedöms kunna genomföras på högst 575 timmar. Upphandlingsmyndigheten kan inte garantera några volymer.

Uppdraget kommer att genomföras både i Statens inköpscentrals lokaler på Slottsbacken 6 i Stockholm, Upphandlingsmyndighetens lokaler på Svetsarvägen 10 i Solna och på distans, i samråd mellan parterna. Uppstartsmöte och övriga viktiga avstämningsmöten kommer genomföras i fysisk form.

REFERENSUPPDRAG

Leverantören ska i sitt avropssvar redovisa två (2) referensuppdrag som har genomförts under de senaste fyra (4) åren, räknat från sista dagen att lämna avropssvar. Referensuppdragen ska således vara avslutade och får inte vara pågående. Referensuppdragen ska ha utförts åt externa uppdragsgivare.

Referensuppdragen ska ha omfattat uppdrag där leverantören har tagit fram alternativanalys/beslutsunderlag för verksamhetskritiska flöden inkl. IT-stöd samt avrapporterat resultat till uppdragsgivarens ledningsnivå.

Leverantören ska för respektive referensuppdrag ange kontaktuppgifter till referensperson hos uppdragsgivaren. Referenspersonerna ska vara vidtalade. Upphandlingsmyndigheten kan komma att kontakta referenspersonerna för verifiering av kravuppfyllelse. Referenspersonerna ska kunna bekräfta:
• att lämnade uppgifter är riktiga,
• att redovisningen av referensuppdraget korrekt återger vad som har utförts,
• att målet för referensuppdraget uppnåddes,
• att leverantören tillhandahöll den kompetens och förmåga som krävdes för de arbetsuppgifter som följde av referensuppdraget (yrkeskunnande),
• att referensuppdraget är godkänt med avseende på leverans i tid (effektivitet) och kundtillfredsställelse (tillförlitlighet).

INTERVJU

För de leverantörer som uppfyller samtliga krav i prövningen samt uppfyller kravgränserna i tilldelningskriterium 1 kommer offererad uppdragsledare att kallas till intervju.

Leverantören uppmuntras att redan i avropssvaret ange vilka av de föreslagna tiderna som önskas (gärna 3 men minst 2). Upphandlingsmyndigheten kommer att kontakta leverantören efter öppning av avropssvaren för att fastställa tid. Intervjun tar ca 45 minuter och genomförs vid ett personligt möte i Upphandlingsmyndighetens lokaler på Svetsarvägen 10 i Solna.

Upphandlingsmyndigheten beräknar att intervjuerna ska kunna genomföras på följande tider.
• Den 23 september, kl. 09.00-09.45
• Den 23 september, kl. 10.30-11.15
• Den 23 september, kl. 13.00-13.45
• Den 23 september, kl. 14.30-15.15
• Den 25 september, kl. 09.00-09.45
• Den 25 september, kl. 10.30-11.15
• Den 25 september, kl. 13.30-14.15
• Den 28 september, kl. 09.00-09.45
• Den 28 september, kl. 10.30-11.15

Intervjun kommer att inledas med en kort presentation av uppdragsledaren.

Upphandlingsmyndigheten kommer sedan att ställa ett antal frågor kopplade till de förmågor som uppdragsledaren bör besitta vid uppdragets genomförande. Frågorna redovisas inte här, men samtliga inbjudna uppdragsledare kommer att få svara på samma frågor. Upphandlingsmyndigheten kan under intervjun även komma att ställa verifieringsfrågor för att säkerställa att offererade konsulter som leverantören tillhandahåller i uppdraget uppfyller kraven

Vid intervjun kommer representanter från Upphandlingsmyndigheten och Statens inköpscentral att delta.