Uppdragsbeskrivning

Vinnova har i dagsläget ett Unit4 UBW onprem under pågående migration till Unit4 ERP CR Nordic Cloud. Migreringen beräknas vara klar innan befintligt förvaltningsavtal löper ut. Nuvarande för valtningsavtal löper ut 2026-07-13.

Vinnova använder följande huvudfunktioner i ekonomisystemet huvudbok, lön, e-handel, planner, anläggning, in- och utgående faktura och kontoplaner enligt statlig redovisning.
Vinnova har behov av följande kompetenser för löpande förvaltning av vårt ekonomisystem:

• Förvaltningsledare
• Applikationsspecialist Redovisning
• Applikationsspecialist Löner
• Applikationsspecialist Planner (Budget & Prognos)
• Integrationsspecialist E-handel
• Integrationsspecialist E-fakturering

Uppdraget omfattar bland annat:

• förvaltning av Vinnovas ekonomisystem Unit4 ERP CR Nordic cloud
• koordinera med leverantör (Unit4) och andra berörda parter,
• verksamhetssupport,
• nyhetsbevakning och aktiv rådgivning kring uppgraderingar och vidareutveckling,
• utredning och genomförande av nya krav för att säkerställa att systemet möter förändrade behov och strategiska mål,
• bidra med expertis som säkerställer att systemet uppfyller gällande krav, regelverk och interna riktlinjer, och
• säkerställa att leveransen inkluderar relevant dokumentation och kunskapsöverföring till Vinnovas personal.

Leverantören ska leverera förvaltning för Unit4:s ERP-lösning för myndigheter i den molntjänst plattform som Unit4 vid var tid erbjuder

Anbudsgivaren ska inte bifoga CV för erbjudna konsulter. Om CV ändå skickas in som en del av avropssvaret kommer dessa inte att ingå i Vinnovas utvärdering eller beaktas vid prövningen, utan endast de skriftliga beskrivningarna som lämnas i fritextsvar kommer att beaktas vid utvärdering och prövning.

Anbudsgivaren ska lämna erfarenheter relevanta för uppdraget som inkluderar minst följande uppgifter:

• Rollbenämning
• Arbets-/uppdragsgivare
• Beskrivning av tjänsten/uppdraget
• Tidsperiod med uppdragsstart och uppdragsslut. I de fall uppdraget är pågående anges “pågående” som uppdragsslut.

Förvaltningsledare
Anbudsgivaren ska offerera en (1) förvaltningsledare med verksamhetsfokus som ska:
vara Vinnovas kontaktperson avseende förvaltningstjänsten, delta i taktiska möten med Vinnova och koordinera aktiviteter och personal internt hos anbudsgivaren, på ett proaktivt sätt, ta ansvar och leda arbetet inom ramen för förvaltningstjänsten, samt löpande bevaka och säkerställa samt följa upp pågående leveranser

TID / OMFATTNING / PLACERING

Uppdrag ska, på Vinnovas begäran, kunna tillhanda hålla förvaltningsstöd i Vinnovas lokaler på Mäster Samuelsgatan 56 i Stockholm. I normal fallet kan anbudsgivaren utföra tjänsterna på distans. För Vinnova är hållbarhet prioriterat och därför ska anbudsgivaren ha möjlighet att arbeta på di stans efter överenskommelse med Vinnova, för att minimera antalet resor.

Vinnova bedömer att behovet av förvaltningsstöd under första året uppgår till ca. 500 timmar. Den uppskattade volym under första året påverkas av ny driftmiljö och införande av Planner. För följande år uppskattar Vinnova att volymen uppgår till ca. 400 timmar per år. Vinnova garanterar en volym om 100 timmar per år de första två (2) avtalsåren.

Kontraktet är giltigt från det att båda parter undertecknat kontraktet. Kontraktstiden kommer att börja gälla fr.o.m. 2026-07-14 och gäller i 24 månader. Kontraktet upphör därefter automatiskt att gälla utan föregående uppsägning.
Vinnova har dock rätt, men är inte skyldig, att skriftligen förlänga kontraktet två (2) gånger á 12 månader på i övrigt oförändrade villkor.
Kontraktet kan därmed som längst löpa 48 månader

INTERVJU

Vecka 25-26: Intervjuer