Uppdragsbeskrivning

Syftet med uppdraget är att ge Skolverket ett välgrundat och faktabaserat beslutsunderlag för myndighetens långsiktiga vägval för den digitala provtjänsten. Utredningen ska analysera och jämföra relevanta alternativ för hur provtjänsten kan anskaffas, ut‐ vecklas, tillhandahållas, driftas och förvaltas över tid. Analysen ska bland annat omfatta alternativen egenutveckling, köp av externa lösningar, samverkan med andra myndigheter samt olika kombinationer av dessa.

Uppdraget ska ge Skolverket underlag för att kunna ta ställning till:

• vilka delar av den framtida provtjänsten som bör utvecklas i egen regi respektive köpas eller tillhandahållas på annat sätt,
• vilka huvudsakliga fördelar, nackdelar, risker och beroenden som är förknippade med de olika alternativen,
• när olika beslut och aktiviteter behöver initieras för att möjliggöra ett långsiktigt hållbart väg‐ val, och
• vilka organisatoriska, tekniska, kompetensmässiga och ekonomiska förutsättningar som krävs för respektive alternativ.

Utredningen ska mynna ut i en tydligt motiverad rekommendation om långsiktigt vägval samt beskriva de huvudsakliga förutsättningarna för att genomföra rekommendationen.

Uppdraget omfattar en strategisk utredning av Skolverkets långsiktiga vägval för den digitala provtjänsten. Utredningen ska omfatta hela provtjänstens livscykel, från utveckling och införande till drift, vidareutveckling, förvaltning och framtida avveckling.

Leverantören ska identifiera, analysera och jämföra relevanta alternativ för hur provtjänsten kan realiseras.

Analysen ska minst omfatta:

• huvudsakligen egenutveckling,
• huvudsakligen köp av extern lösning,
• en hybridmodell där olika delar utvecklas i egen regi respektive köps externt, och
• samverkan med annan myndighet

Leverantören får identifiera och analysera ytterligare alternativ om dessa bedöms relevanta för det långsiktiga vägvalet.
För respektive alternativ ska leverantören analysera och bedöma:

• tekniska förutsättningar, däribland teknisk genomförbarhet, arkitektur, integrationer, interoperabilitet, skalbarhet, robusthet och möjligheter till vidareutveckling,
• organisatoriska förutsättningar, däribland behov av organisation, styrning, kompetens, resurser och kapacitet för utveckling, drift och förvaltning,
• ekonomiska förutsättningar, inklusive investerings-, utvecklings- och löpande kostnader samt kostnader över lösningens livscykel,
• säkerhetsmässiga och juridiska förutsättningar i den utsträckning dessa påverkar genomförbarheten eller valet mellan alternativen,
• strategiska beroenden och risker, exempelvis rådighet över data och källkod, leverantörsberoenden, digital suveränitet, kontinuitet och möjligheten att förändra lösningen över tid, och
• genomförbarhet över tid, inklusive när utveckling, inköp eller andra centrala aktiviteter behöver påbörjas och vilka möjligheter respektive alternativ ger till ett stegvis införande.

Utredningen ska utgå från verksamhetens behov och de förutsättningar som gäller för nationella slutprov. Leverantören ska beakta hur provtjänsten samverkar med omkringliggande system, komponenter och aktörer i Skolverkets digitala ekosystem. Leverantören ska även beakta möjligheten till samverkan med andra myndigheter samt relevanta erfarenheter från jämförbara nationella eller internationella lösningar. Efter godkänd slutleverans ska Skolverket ha möjlighet att vid behov beställa kompletterande rådgivning med anknytning till uppdragets resultat och de frågor som behandlats inom ramen för uppdraget. Sådan rådgivning får omfatta högst 200 timmar sammanlagt och ersätts per faktiskt arbetad timme. Rådgivningen ska som utgångspunkt utföras av de konsulter som deltagit i genomförandet av uppdraget. Byte av konsult får ske efter Skolverkets skriftliga godkännande. Skolverket förbinder sig inte att beställa någon viss volym och har rätt att nyttja hela, delar av eller ingen del av den angivna maximala volymen.

Leverantören har det övergripande ansvaret för uppdragets genomförande och för att samordna konsultteamets arbete. Leverantören ansvarar för att uppdraget bemannas med erforderlig kompetens och kapacitet samt för att efterfrågade leveranser tas fram i enlighet med kontraktet.

Senior uppdragsledare/strategisk it-konsult
Uppdragsledaren/strategiska it-konsulten ansvarar för att:

• planera, leda och samordna uppdragets genomförande,
• vara leverantörens huvudsakliga kontaktperson gentemot Skolverket,
• säkerställa att analyser och leveranser håller ihop och utgår från uppdragets syfte och mål,
• planera och genomföra avstämningar, intervjuer, workshops och övriga arbetsmöten,
• löpande rapportera framdrift, identifierade risker och frågor som kräver ställningstagande från Skolverket, och
• ansvara för sammanställningen av uppdragets slutliga rekommendation och beslutsunderlag.

Senior enterprise- eller lösningsarkitekt
Enterprise- eller lösningsarkitekten ansvarar för att:

• analysera de tekniska förutsättningarna för de olika alternativen,
• bedöma teknisk genomförbarhet, arkitektur, integrationer och centrala tekniska beroenden,
• bidra till bedömningar av skalbarhet, robusthet, vidareutveckling och långsiktig förvaltning,
• bidra till framtagandet av målbild och målarkitektur, och
• samverka med Skolverkets interna arkitektur- och specialistkompetenser.

Övriga kompetenser
Leverantören ansvarar för att övriga kompetenser som krävs för uppdraget deltar i den omfattning som behövs. Detta kan exempelvis avse kompetens inom ekonomisk analys och livscykelkostnader, sourcing- och leveransmodeller, organisation, drift, förvaltning samt andra områden som är relevanta för utredningen.

Om anbudsgivaren åberopar annan konsult än någon av de namngivna nyckelpersonerna för att uppfylla krav på konsultteamets samlade kompetens ska även denna konsult anges i anbudet och den åberopade erfarenheten styrkas.

KOMPETENSNIVÅ

Nivå 4
Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom aktuell roll.
Erfarenhet – har utfört komplexa uppdrag inom aktuell roll och genomför Konsulttjänst med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt efter 9-12 års arbete inom aktuell roll.
Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp.
Självständighet – mycket stor.

TID / OMFATTNING / PLACERING

Uppdraget ska påbörjas snarast efter kontraktstecknande. Skolverkets planerade tidpunkt för det preliminära analysunderlaget är den 25 november 2026 och för det slutliga analysunderlaget den 26 februari 2027.

Uppdraget kommer organisatoriskt att vara placerat på enheten för Infrastruktur och plattform på it-avdelningen.

Arbetet kan utföras på distans när arbetsuppgifterna medger det. De konsulter som deltar i uppdraget ska vid behov kunna infinna sig i Skolverkets lokaler i Solna Business Park för exempelvis möten, workshops, intervjuer och andra aktiviteter som kräver fysisk närvaro.

Leverantören ansvarar för att dimensionera konsultteamets insats och tillgänglighet så att uppdraget kan genomföras och avtalade leveranser färdigställas inom angiven tid.

STYRKANDE AV KRAV

Angivna erfarenheter ska avse den offererade konsultens egna arbetsinsatser.
Av CV och annan efterfrågad dokumentation ska det tydligt framgå:

• vilket uppdrag eller vilken anställning som åberopas,
• uppdragsgivare,
• tidsperiod,
• konsultens roll och ansvar,
• uppdragets huvudsakliga innehåll och omfattning, samt
• de arbetsuppgifter och erfarenheter som åberopas för att uppfylla respektive krav.

1. För erfarenhet som åberopas för att uppfylla kravet på make-or-buy-analys eller motsvarande analys ska det tydligt framgå vilka alternativ som analyserades och jämfördes samt konsultens roll och ansvar i analysen.
2. För erfarenhet som åberopas för att uppfylla kraven på enterprise- eller lösningsarkitekten ska det tydligt framgå vilka av de angivna områdena som omfattades av konsultens ansvar.
3. För krav som avser konsultteamets samlade kompetens ska det tydligt framgå vilken eller vilka konsulter som åberopas för respektive kompetensområde samt i vilket eller vilka uppdrag den aktuella erfarenheten har erhållits.

GENOMFÖRANDEBESKRIVNING

Anbudsgivaren ska lämna en genomförandebeskrivning som redogör för hur leverantören avser att planera och genomföra uppdraget. Genomförandebeskrivningen är obligatorisk och ska lämnas tillsammans med anbudet. Om genomförandebeskrivningen inte lämnas uppfyller anbudet inte de obligatoriska kraven och kommer inte att tas upp till utvärdering.

Genomförandebeskrivningen ska minst behandla:

• tidsuppskattning för genomförandet av uppdraget,
• hur make-or-buy-analysen och jämförelsen mellan olika vägval kommer att struktureras,
• hur de olika alternativen kommer att analyseras och jämföras på ett enhetligt och transparent sätt,
• hur tekniska, ekonomiska, organisatoriska, säkerhetsmässiga och juridiska perspektiv kommer att vägas samman,
• hur kostnader, risker, beroenden och genomförbarhet över tid kommer att analyseras,
• hur leverantören avser att skilja mellan verifierbara uppgifter, antaganden och bedömningar,
• hur leverantören säkerställer att slutsatser och rekommendationer blir spårbara till underlag och genomförda analyser,
• hur konsultteamets olika kompetenser kommer att användas och samordnas i uppdraget,
• hur arbetet kommer att bedrivas tillsammans med Skolverkets interna kompetenser och intressenter, samt
• hur arbetet planeras för att säkerställa att efterfrågade leveranser färdigställs inom angiven tid och upprätthåller hög kvalité.

Genomförandebeskrivningen får omfatta maximalt 5 A4-sidor.

REFERENSUPPDRAG

Leverantören ska inkomma med referensuppdrag som styrker att de offererade nyckelpersonerna har genomfört eller genomför relevanta uppdrag i enlighet med ställda krav.

Leverantören ska inkomma med två (2) referensuppdrag, ett (1) för respektive namngiven nyckelperson:

• ett (1) referensuppdrag för offererad senior uppdragsledare/strategisk it-konsult, och
• ett (1) referensuppdrag för offererad senior enterprise- eller lösningsarkitekt.

Referensuppdragen ska vara uppdrag som åberopas för att uppfylla de obligatoriska kraven i kravspecifikationen för respektive nyckelperson.

INTERVJU

Som en del av utvärderingen kommer Skolverket att genomföra en presentation/intervju med de namngivna nyckelpersonerna i de anbud som uppfyller samtliga obligatoriska krav och går vidare till utvärdering. Vid presentationen/intervjun ska senior uppdragsledare/strategisk it-konsult och senior enterprise- eller lösningsarkitekt delta. Deltagande i presentation/intervju med båda namngivna nyckelpersonerna är en obligatorisk förutsättning för att anbudet ska kunna utvärderas. Presentation/intervju genomförs i Skolverkets lokaler i Solna Business Park alternativt på distans via Microsoft Teams enligt Skolverkets anvisning.

Presentation/intervju kommer preliminärt att genomföras under vecka 43 och början på vecka 44