Uppdragsbeskrivning

Länsstyrelsen i Västra Götaland kommer till hösten starta ett upphandlingsprojekt för att upphandla ett lönesystem, med stöd för lönehantering samt lönenära HR-processer, på uppdrag av samtliga Länsstyrelser. Projektet planeras att pågå mellan 2026-09-01 och 2027-10-15 men formella beslut att projektet ska genomföras kommer dock inte fattas förrän i juni 2026.

Projektet kommer omfatta både upphandling av system samt mer ren verksamhetsutveckling, såsom, till exempel, harmonisering av befattnings- och organisationsstruktur samt omstrukturering av HR-grunddata. Projektet kommer bemannas med intern personal i rollerna projektledare, upphandlare, lösningsarkitekt, informationsarkitekt, kravanalytiker samt verksamhetsexperter inom lön, HR och ekonomi.

Länsstyrelsen söker nu ett expertstöd i form av ett konsultteam som kan stödja oss i projektet.

Konsultteamet ska kunna stödja Länsstyrelsen i följande delar:

• Strategiskt stöd för projektledningen i projektet i sin helhet samt stöd i strategiska vägval i genomförandet. Vi önskar även ett strategiskt stöd i den verksamhetsutveckling som vi kommer genomföra för att skapa förutsättningar för en effektiv implementering av det nya systemet.
• Stöd för upphandlaren att genomföra upphandlingen med hjälp av upphandlingsförfarandet förhandlat förfarande.
• Stöd med juridisk vägledning kopplat till upphandlingen.
• Ansvar för att leda förhandlingen med leverantörerna.
• Ansvar för att ta fram funktionell kravspecifikation för systemet.

Strategiskt stöd samt stöd i/ansvar för kravanalys
- Seniora konsulter i lägst kompetensnivå 4
- Erfarenhet från minst ett liknande projekt

Stöd i upphandling (gällande upphandling samt juridik)
- Seniora konsulter i lägst kompetensnivå 4
- Erfarenhet från minst ett liknande projekt
- Har genomfört minst tre upphandlingar med hjälp av förhandlat förfarande där avtal har tecknats

Övriga ingående konsulter i teamet (för stödjande roll inom teamet/projektet)
- Konsulter med kompetensnivå 2 accepteras

Samtliga konsulter ska dessutom ha följande:
- Kommunikation och tydlighet som drivkraft eller starka egenskaper
- Ha god kommunikativ förmåga på svenska, i tal och skrift. All dokumentation och presentationsmaterial ska vara på svenska.

Bevis för att verifiera kravuppfyllnad kan exempelvis vara:
- via beskrivning av hur teamet skulle arbeta för att lösa uppdraget
- via bifogade CV för konsulter
- via bifogade referensuppdrag från tidigare utförda liknande uppdrag
- via referenstagning
- via skriftlig redovisning, intyg, certifikat etc, vid förfrågan

KOMPETENSNIVÅ

Nivå 2:
Kunskap – har utbildning inom aktuell roll, viss svårighetsgrad.
Erfarenhet – har deltagit i utförandet av ett flertal liknande uppdrag. Nivån uppnås normalt efter 1-3 års arbete inom aktuell roll.
Ledning – kräver arbetsledning.
Självständighet – kan självständigt utföra avgränsade arbetsuppgifter.

Nivå 4
Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom aktuell roll.
Erfarenhet – har utfört komplexa uppdrag inom aktuell roll och genomför Konsulttjänst med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt efter 9-12 års arbete inom aktuell roll.
Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp.
Självständighet – mycket stor.

TID / OMFATTNING / PLACERING

Uppdraget är planerat att pågå mellan den 1 september 2026 till den 15 oktober 2027.
Den planerade avtalsperioden är 36 månader. Kontraktet löper dock som minst till den 15 oktober 2027. Efter den 15 oktober 2027 har Länsstyrelsen har möjlighet att säga upp avtalet, utan specifik orsak, med en uppsägningstid av 3 månader. Vid den planerade avtalsperiodens slut upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning. Avtalet gäller från det att det undertecknats av båda parter.

Totala behovet av konsulttimmar är beräknat upp till ca 1 500 timmar. Omfattningen kan dock både öka och minska och styrs av verksamhetens behov. Länsstyrelsen ska fritt styra över vilka typer av kompetenser som behövs från teamet i olika faser av projektet. Länsstyrelsen förbinder sig inte att avropa bestämd kvantitet eller värde.

Arbetet förväntas kunna ske under normal arbetstid och ingen övertid utbetalas för uppdraget.

LEVERENSMODELL & TEAM

Leverensmodellen förutsätter att Länsstyrelsen ska ha möjlighet att utnyttja teamets resurser flexibelt över tid.
Leverantören bör kunna anpassa omfattningen för definierade roller under uppdraget beroende på uppdragets aktuella behov.
Anbudsgivaren ska därför beskriva under vilka förutsättningar de kan anpassa omfattningen av olika kompetenser.

a. Beskriv er process och ledtid för uppskalning/nedskalning

b. Beskriv minsta eller största möjliga förändring per resurs

REFERENSUPPDRAG

Två referensuppdrag av två liknande uppdrag ska beskrivas. Av beskrivningen ska framgå följande:
- Beskrivning av referensuppdragen
- Start och slutdatum
- Kontaktuppgifter

INTERVJU

Efter utvärdering av det skriftliga anbudssvaret kommer de anbudsgivare som uppfyller samtliga krav gå vidare och bli kallade till intervju. Bedömer Länsstyrelsen att anbudssvaret ej påvisar efterfrågad erfarenhet och kompetens i något av kraven i avropet går anbudsgivaren ej vidare till intervju. Verifiering av kompetenser angivna i avropet samt utvärdering av förmågor och personliga egenskaper sker i intervju. Teamet ska kunna delta på intervju via Teams, alternativt på plats i Länsstyrelsens lokaler i Göteborg. Länsstyrelsen förbehåller sig rätten att kontakta referenser vid behov för den anbudsgivare med högst poäng.