Uppdragsbeskrivning

KTH har etablerat programmet ”KTH Connect” för anskaffning och införande av en ny CMS-lösning för att ersätta den nuvarande lösningen för KTH:s webb. Inom programmet bedrivs delprojektet ”CMS Införandeprojekt”, vilket ansvarar för planering, genomförande och uppföljning av införandet av plattformen Sitevision CMS i enlighet med programmets mål, styrning och beslutade ramar. I ett första skede innebär införandet design och utveckling av ny externwebb.

Leverantören ska tillhandahålla följande:
• Teamtjänst med erforderliga kompetenser och erfarenhet för att aktivt driva införandet av Sitevision CMS på KTH.
• Förvaltning av systemet i nära samverkan med KTH under flera år (Option)

Leverantören ska:
1. Tillhandahålla ett införandeteam med relevant kompetens och erfarenhet för att stödja KTH genom införandets olika faser. Leverantören ska ha förmåga att skala upp och ner resurser och kompetenser i förhållande till aktuellt behov under införandet.
2. Genomföra uppdraget på ett strukturerat, kvalitetssäkrat och proaktivt sätt för att säkerställa ett effektivt införande av det nya CMS:et inom överenskomna ramar för tid, kostnad och kvalitet.
3. Tillämpa en etablerad projekt- och införandemetodik som är anpassad till uppdragets omfattning och komplexitet. Metodiken ska stödja både en strukturerad projektstyrning och ett iterativt arbetssätt som möjliggör löpande leveranser, nära samverkan med verksamheten samt kontinuerlig återkoppling och kvalitetssäkring.
4. Samverka med KTH:s projektresurser med hänsyn till verksamhetens behov och förutsättningar.
5. Identifiera, analysera och hantera risker löpande som kan påverka uppdragets genomförande samt vidta lämpliga åtgärder för att minimera påverkan på verksamheten under införandet.
6. Leverantören ansvarar för att upprätta och tillgängliggöra den dokumentation som krävs för uppdragets genomförande.

Leverantören ska bifoga sitt förslag på införandeplan, inklusive beskrivning av metodik, arbetssätt, projektorganisation inklusive bemanning, ansvarsfördelning och riskhantering. Beskrivningen ska redogöra för föreslagen metodik, arbetsformer, ansvarsfördelning, bemanning samt hur Leverantörens erfarenheter och etablerade arbetssätt tillämpas för att säkerställa ett framgångsrikt införande. Leverantören får komplettera och vidareutveckla KTH:s beskrivna införandemodell med fyra faser genom att föreslå ytterligare aktiviteter, faser, etapper, leverabler eller milstolpar som bedöms bidra till ett mer effektivt, kvalitetssäkrat och ändamålsenligt genomförande.

Kompetenser och kompetensnivåer
• Leverantören ska ha erfarenhet och goda referenser av att leverera liknande projekt avseende stora webbplatser med omfattande innehåll inom offentlig sektor och i samverkan med kunden.
• Leverantören ska tillhandahålla ett införandeteam (Teamtjänst) med resurser som har för projektet relevanta kompetenser. En resurs kan inneha flera kompetenser.
• Samtliga resurser ska ha kompetensnivå enligt Kammarkollegiets definition.
• Samtliga roller ska ha kunskap och erfarenhet inom senaste metoder och standarder inom sitt respektive kompetensområde
• Leverantören ska ha förmåga att skala upp och ner olika resurser i förhållande till aktuellt behov under införandet.
• Vid behov ska leverantörens resurser kunna vara på plats fysiskt i KTH:s lokaler, detta ska ske utan kostnad för KTH.
Kompetenserna ska kunna verifieras vid anbudspresentation och vid behov genom inskickat CV för respektive roll. KTH kan komma att begära in CV.

Införandeteamet ska som minst bestå av resurser som innehar följande kompetenser:
1. Projektledning
2. Behovsanalys, användarupplevelse, interaktion, design
3. Utveckling och kvalitetssäkring
4. Innehållsstrategi
5. Utbildning

Kompetens för Projektledning
Ska ha kompetensnivå 4,
Ska ansvara för: planering, styrning och kvalitetssäkring av leveranser samt samordning med KTH:s
projektledare.
Ska ha erfarenhet av:
• Projektledning som stödjer både strukturerad projektstyrning och iterativt arbetssätt.
• Införande av Sitevision CMS

Kompetens för Behovsanalys, användarupplevelse, interaktion, design
Ska ha minst kompetensnivå 4,
Ska bidra med
• Kompetens inom: behovsanalys, expertis och stöd inom användarupplevelse, UI- och
interaktionsdesign, samt tillgänglighetsanpassning enligt lagkrav, expertis samt
• stöd inom konceptutveckling för webbdesign, grafisk design och layout.

Resursen ska ha dokumenterad erfarenhet av:
• Att utforma användbara, tillgängliga, sammanhängande och responsiva gränssnitt -utifrån övergripande koncept för webbdesign framtagna av art director.
• Arbete inom hela designprocessen, från användarresearch till implementerad design.
• UI-design, interaktionsdesign och designsystem
• Att säkerställa tillgänglighet i digitala tjänster enligt WCAG 2.1 på nivå AA.
Samt:
• Omsätta grafisk profil, manual och varumärkesidentitet till övergripande koncept för
webbdesign. Resursen ska ha dokumenterad erfarenhet av:
• säkerställa att designlösningarna är anpassade till verksamhetens behov. På anmodan ska arbetsprover eller referensuppdrag kunna redovisas.

Kompetens för Utveckling och kvalitetssäkring
Ska ha minst kompetensnivå 4,
Ska vara Sitevision-certifierade (CSWD) med dokumenterad erfarenhet av:
• Installation, konfiguration, integration, lösningsdesign, utveckling och kvalitetssäkring av utvecklingsinsatser i Sitevision CMS.
• Säkerställa IT-säkerhet och tillgänglighetsanpassning av webbplatser.
Minst en resurs ska vara Sitevision-certifierad (CSSDmed dokumenterad erfarenhet av:
• Utveckling av egna moduler och funktioner i Sitevision CMS med fokus på API:er, Webbapps
och RESTapps

Kompetens för Innehållsstrategi
Ska ha minst kompetensnivå 4,
Ska bidra med expertis och stöd vid upprättande av innehållsstrukturer och informationsarkitektur
som stöder långsiktig förvaltning och kvalitetssäkring, SEO och AIO. Innehållsstrateg ska ha
erfarenhet av hantering av stora webbplatser med omfattande volymer av innehåll

Kompetens för utbildning
Ska ha minst kompetensnivå 3
Ska bidra med utbildning för KTH:s redaktörer och administratörer. Utbildare ska ha erfarenhet av att
anpassa utbildningsmaterial och workshops efter olika användargrupper, till exempel redaktörer,
administratörer och verksamhetschefer

Övriga kompetenser
Ange vilka övriga kompetenser som ni ser behov av för att genomföra uppdraget. Eventuellt övriga kompetenser ska ha minst kompetensnivå 3 med dokumenterad erfarenhet av:
• Respektive kompetensområde.
• Arbete i projekt enligt iterativt arbetssätt.

Kompetenser på KTH

• Leverantören ska redovisa de kompetenser som krävs från KTH för uppdragets genomförande.
• Ange uppskattad medverkan (procent av heltid) för respektive kompetens. Kompetensbehovet ska beskrivas på en nivå som möjliggör planering av KTH:s medverkan under uppdraget.

Option – Stöd för förvaltning och vidareutveckling av CMS-lösning och webbplats
Utöver uppdragets ordinarie omfattning bör det finnas möjlighet att avropa stöd för förvaltning av CMS-lösningen och webbplatsen vid behov. Stödet kan omfatta exempelvis löpande innehållsuppdateringar, teknisk administration, användarstöd, vidareutveckling, felsökning, mindre justeringar samt rådgivning kopplat till CMS-lösningen. Insatserna utförs efter överenskommelse och avropas endast när behov uppstår. Omfattning, prioritering och tidsåtgång fastställs i dialog mellan parterna inför respektive uppdrag. Motsvarande timpris som angivts för införandet i anbudet ska tillämpas under förvaltning.

Referenser
Leverantören ska lämna minst en (1) referens avseende ett uppdrag som är likartat det uppdrag som efterfrågas i detta avrop. Med likartat avses ett uppdrag som omfattat införande av ett CMS eller motsvarande digital plattform och som är jämförbart med KTH:s behov avseende uppdragets omfattning, komplexitet och innehåll.
Referensen ska avse ett uppdrag som har genomförts under de senaste fem (5) åren och ska innehålla följande uppgifter:
• uppdragsgivare,
• kontaktperson,
• telefonnummer och e-postadress,
• en kort beskrivning av uppdragets innehåll, omfattning och genomförande
• uppdragets genomförandeperiod.

KTH förbehåller sig rätten att kontakta den angivna referensen för att verifiera de uppgifter som lämnats i anbudet och för att bedöma leverantörens erfarenhet av att genomföra uppdrag av liknande karaktär. Referenstagningen kan omfatta bedömning av bland annat kvalitet i leveransen, leveransförmåga, samarbetsförmåga, projektledning samt uppfyllelse av överenskomna krav och tidsplaner.

Omfattningen för detta uppdrag är varierande och bestäms tillsammans med KTH. Avtalsstart beräknas till 3 veckor efter avtalsskrivande.