Uppdragsbeskrivning

RDF gör utskick av nyhetsbrev till prenumeranter som vill ta del av riksdagens arbete och beslut. Befintliga nyhetsbrev är exempelvis om aktuella händelser, riksdagsbesluten pressmeddelanden, lärarnyhetsbrev och en sammanfattning av det riksdagsarbetet under veckan som gått.
Riksdagsförvaltningen använder idag tjänsten/verktyget Apsis pro för produktion och utskick av nyhetsbrev.

Riksdagsförvaltningen är behov utav en tjänst, inklusive support, för produktion och utskick av nyhetsbrev i form av e-postmeddelanden. Omfånget kan vara ca 20-talet utskick per månad till ca 17 000 mottagare inom ca 5 prenumerationslistor. RDF gör också riktade utskick till vissa målgrupper.

Information från riksdagen.se är i de flesta fall grunden för nyhetsbreven. För att underlätta produktionen av nyhetsbrev så hämtas idag, via ett api, information i html-format från webbplatsen och RDF:s egna IT-miljö och vidare till tjänsten för nyhetsbrev, där innehållet infogas i mallar för respektive nyhetsbrev. Det förekommer också att RDF gör nyhetsbrev manuellt och infogar texter, bilder och länkar i nyhetsbreven.

Prenumeranter av nyhetsbrev anmäler sig via formulär på riksdagen.se, varifrån informationen skickas vidare till tjänsten för nyhetsbrev och lägger sig i respektive utskickslista. Utskicken sker sedan med hjälp av tjänsten men med riksdagen som avsändande e-postadress och domän.

Krav på funktionalitet
De funktionella kraven ska vara uppfyllda av leverantören vid inlämnande av anbud.

Utskick från subdomän

• Leverantören ska leverera en tjänst där det är möjligt att göra utskick av nyhetsbrev i form av e-post från subdomäner till riksdagen.se. Exempel: utskick från utskick.riksdagen.se och med avsändaradress e-prenumeration@utskick.riksdagen.se

Utskick, listor och språk

• RDF ska kunna ha upp till 50 olika prenumerationslistor i leverantörens tjänst.
• RDF ska kunna ha upp till 100 000 mottagare/e-postadresser i prenumerationslistorna i tjänsten.
• RDF ska kunna göra upp till 100 utskick per månad med tjänsten.
• Antalet skickade brev med tjänsten ska kunna uppgå till 300 000 per månad.
• RDF ska med tjänsten kunna skapa egna utskickslistor och kunna göra utskick till mottagarna.
• RDF ska med tjänsten kunna göra utskick på svenska, engelska och franska.
• RDF ska med tjänsten kunna importera och exportera listor med e-postadresser för prenumeranter.
• RDF ska med tjänsten kunna genomföra testning av utskick som inte går till riktiga användare.

Anmälan och avanmälan

• Leverantörens tjänst ska kunna ta emot anmälningar från riksdagen.se för prenumerationer av nyhetsbrev och infoga prenumeranternas e-postadresser till utskickslistor i tjänsten.
• En funktion för att bekräfta prenumeration ska finnas i form av bekräftelselänk som skickas till angiven e-postadress.

API

• Leverantören ska tillhandahålla ett API till tjänsten som kan ta emot data med underlag till nyhetsbrev i html-format från RDF:s tekniska miljöer och riksdagen.se.

Webbläsare

• RDF ska kunna använda och administrera tjänsten med webbläsaren Edge Chromium.

Anpassa till grafisk profil

• RDF ska kunna lägga till texter, bilder och grafik i utskick/nyhetsbrev.

Användare

• RDF ska kunna ha minst 20 användare/administratörer i tjänsten.

Spam

• Leverantören ska ha tjänster för att minimera risken att utskick hamnar i spam-filter samt för att Riksdagsförvaltningen och riksdagens avsändare inte ska bli klassad som spam.

Statistik

• RDF ska kunna följa upp grundläggande statistik för antal mottagare av ett utskick, hur många som öppnat det och hur många klick samt vilka länkar användaren klickat på.

Support

Ramavtalsleverantören ska under avtalstiden tillhandahålla support på distans genom supportportal, telefonsupport eller e-post. Leverantören ska ha support på svenska för användare och administratörer av tjänsten under vardagar mellan kl. 8.00 och kl.16.30.

Krav på informations- och IT-säkerhet

Krav på leverantören gällande informationssäkerhet och IT-säkerhet finns angivna i bilagan RDF Svarsbilaga - Informations- och IT-säkerhet dnr 1804-2024/25. Uppfyllande av kraven ska bekräftas i bilagan.

Säkerhetsgranskning

I bilagan RDF Svarsbilaga - Informations- och IT-säkerhet dnr 1804-2024/25 finns tre bör-krav angivna gällande säkerhetsgranskning av tjänsten. Om granskningen visar på säkerhetsbrister som motsvarar nivå 3-5 enligt RDFs definition av allvarlighetsgrad (se bilaga RDF Bilaga - Teknisk allvarlighetsgrad sårbarheter) ska dessa omgående åtgärdas.

Ägande av data

All data som importeras till eller som skapas i användandet av tjänsten ska exklusivt ägas av RDF.

OPTION - Utbildning och rådgivning

RDF behöver, i händelse av införande av en ny tjänst för utskick av nyhetsbrev, utbildning och rådgivning för de av RDF:s medarbetare som ska använda och administrera tjänsten. Utbildning och rådgivning ska uppgå till 8 timmar och ska av leverantören ges i samband med uppstart av tjänsten. Anbudsgivaren ska kunna erbjuda konsulter med minst kompetensnivå 3.